Completați online raportul de reconciliere a decontărilor reciproce. Actul de reconciliere a decontărilor reciproce între organizații: în ce scop se realizează, regulile și completarea probelor

„Aveți încredere, dar verificați” este un principiu cheie atunci când aveți de-a face cu debitori și creditori. Fiabilitatea contabilității se realizează prin clarificarea periodică a înregistrărilor contabile.

Metoda cea mai comună pentru aceasta în practica contabilă internă rămâne schimbul de acte de reconciliere pentru decontări reciproce.

Pentru ce este?

Actul de reconciliere a decontărilor reciproce este un document contabil care reflectă:

• circulația produselor (lucrări, servicii) și a fondurilor între două contrapărți pentru o anumită perioadă;
• prezența sau absența datoriilor unei părți față de cealaltă la o anumită dată.

Act - acesta nu este un document primar, deoarece nu confirmă faptul plății de fonduri către o altă persoană, iar utilizarea acesteia nu modifică în niciun fel situația financiară a părților. În esență, acesta este un document tehnic, a cărui utilizare este în majoritatea cazurilor o inițiativă voluntară a contabilului.

• cooperarea pe termen lung cu livrări regulate de bunuri sau servicii;
• încheierea mai multor contracte cu un singur partener sau întocmirea de acorduri suplimentare la contractele existente;
• asigurarea de către furnizor a plății amânate;
• transferul de către cumpărător a unei sume mari de plată în avans (plată în avans) în condițiile livrărilor regulate;
• costul bunurilor foarte ridicat;
• Obiectul contractului este o gamă largă de produse.

Se întocmește și în timpul inventarierii anuale sau situaționale a calculelor. În această situație, este important să înțelegem că datoriile față de debitori și creditori se reflectă în contabilitate în suma care este recunoscută de întreprindere însăși ca fiind corectă pe baza contractelor, ordinelor managerilor și documentelor primare care confirmă circulația mărfurilor și bani.

Nu este nevoie să trimiteți declarații de reconciliere tuturor debitorilor și creditorilor dvs. pentru a vă asigura că sumele se potrivesc. Mai mult, pe baza acestora nu va fi posibilă efectuarea de înregistrări contabile, inclusiv ajustarea sumei datoriilor.

Se face excepție doar pentru decontările cu bugetul și băncile, care trebuie confirmate (clauza 74 din Reglementările contabile).

Dacă în scopuri de management este extrem de important să obligați partenerul dumneavoastră să facă schimb de astfel de acte, această procedură, frecvența acesteia și penalitățile pentru nerespectare trebuie precizate în contract.

Rolul documentului în procesul judiciar

Este important de reținut că în cazul unui litigiu privind îndeplinirea condițiilor contractuale sau recuperarea datoriilor, un raport de reconciliere poate fi benefic. Dar practica judiciară națională conține diferite atitudini față de prezența sa în rândul părții vătămate:

• Actul semnat raportează doar starea decontărilor, dar nu confirmă faptul că unul dintre participanții la proces recunoaște datoria. De asemenea, nu constituie temei pentru întreruperea termenului de prescripție (Rezoluția în dosarul Nr. A65-7955/2009 al Districtului FAS Volga din 25 decembrie 2009 și Rezoluția în dosarul Nr. A29-2498/2012 a FAS Volga-Vyatka District din data de 14 decembrie 2012).
• Poate servi drept dovadă indirectă că o parte recunoaște datoria față de cealaltă (act semnat) sau dovadă a refuzului de a recunoaște datoria (act nesemnat) (Rezoluție în dosarul nr. A57-1313/2013 FAS Districtul Volga din 12/02/ 2013).

După cum puteți vedea, fiecare dispută economică va avea întotdeauna soluția sa individuală. Totuși, este mai bine să încerci să semnezi un raport de reconciliere cu partenerul tău în cazul în care relația ta de afaceri cu el se duce brusc la sud. Și nu strică niciodată să-i amintești debitorului de datoria lui.

Procedura de întocmire a documentului, cine îl semnează

Act de împăcare întocmit în două exemplare de orice parte la acord. Documentul trebuie semnat de o persoană autorizată, care poate fi:

• antreprenor individual;
• un manager (președinte al companiei, director general sau director) care acționează pe baza Cartei;
• un alt angajat care acționează în baza unei împuterniciri.

Cel mai adesea, este necesară și semnătura contabilului șef, deoarece acesta este învestit cu dreptul de a doua semnătură pe documentele financiare.

Semnătura doar contabilului șef este acceptabilă pentru controlul intern al completitudinii calculelor, dar în cazul unor situații controversate, un astfel de document nu va avea forță juridică.

Semnăturile persoanelor autorizate trebuie să fie sigilate cu sigiliul întreprinderii.

Documentul reflectă starea reală a decontărilor, pe baza datelor contabile, și afișează valoarea datoriei de la data de încheiere a perioadei specificate. După aceasta, ambele copii sunt trimise prin poștă sau însoțite de un reprezentant autorizat către contrapartidă.

Cealaltă parte trebuie să verifice informațiile furnizate cu datele sale contabile. Dacă calculele sunt recunoscute ca fiind corecte, al doilea exemplar cu semnătura directorului, contabilului șef și sigiliul se restituie celui care a întocmit actul.

Daca in urma impacarii se descopera neconcordante, acestea sunt indicate in acelasi document sau intr-un registru separat de decontari, care se anexeaza actului. Refuzul de a semna un document este dreptul legal al partenerului (dacă aceasta nu este o condiție obligatorie a contractului). Dar uneori acest lucru poate însemna că debitorul refuză să-și recunoască datoria.

Momentul optim al reconcilierii

Perioada de clarificare a decontărilor reciproce este determinată de necesitatea de contabilitate sau de gestiune. Deși declarația se întocmește pentru o anumită perioadă, datoria în favoarea uneia dintre părți este indicată la o anumită dată (de multe ori prima și ultima zi a perioadei de reconciliere).

Cel mai simplu mod de a efectua reconcilierea este:

• pentru anul de raportare (de la 01.01 la 31.12);
• pentru o anumită perioadă calendaristică, la sfârșitul căreia contabilul raportează proprietarilor întreprinderii (de obicei un sfert);
• pe perioada de valabilitate a unui anumit contract.

Puteți viziona videoclipul pentru a genera un document în programul 1C:Enterprise:

Proces de umplere

Legislația Federației Ruse nu prevede o singură formă obligatorie (unificată) a actului. Prin urmare, o întreprindere poate întocmi acest document sub orice formă (scrisoare a Ministerului de Finanțe al Rusiei din 18 februarie 2005 nr. 07-05-04/2).

În mod tradițional, se completează următoarele detalii:

• Titlul documentului;
• numele complete ale părților;
• data întocmirii și semnării actului;
• perioada calendaristică pentru actualizarea calculelor;
• detaliile acordului în baza căruia se realizează reconcilierea;
• datele și numerele documentelor primare care confirmă calculele;
• sumele tranzacțiilor comerciale;
• valoarea cifrei de afaceri totale pentru perioada;
• suma finală a datoriei în favoarea uneia dintre părți;
• semnături și informații despre reprezentanții contrapărților (funcție, nume complet);
• amprente de sigiliu.

Activitățile comerciale ale întreprinderilor se bazează pe parteneriate. Pentru a contabiliza decontările reciproce în cadrul contractelor de afaceri, este prevăzută reconcilierea decontărilor.

Pe lângă părțile implicate în parteneriate, reconcilierea poate fi efectuată cu instituțiile de servicii municipale și organele de control - Serviciul Fiscal Federal, fonduri.

Principiile de bază ale procesului de reconciliere

Documentul este întocmit în sub forma unui actși dobândește forță juridică la confirmarea datelor de către părți. Reconcilierea se realizează la o anumită dată contabilă și pentru o perioadă aleasă în mod arbitrar sau prin acordul părților.

La intocmirea unui act de retragere a soldului debitului se accepta predominant data raportării:

1. Sfârșitul sau începutul anului calendaristic. Datele pot diferi în solduri dacă există evenimente după data raportării.
2. Ultima zi a lunii sau a trimestrului.

La cererea părților sau dacă este necesar (de exemplu, realizarea unui inventar), datele de calcul pot fi reconciliate la orice dată a activității reciproce a întreprinderilor.

Actul se întocmește în două exemplare, câte unul pentru fiecare parte. Actul poate ocupa mai mult de o pagină și poate fi format în conformitate cu o contraparte sau un singur acord.

În unele cazuri, procedura de desfășurare a reconciliărilor este stabilită în contractul de afaceri încheiat de parteneri. Dacă apar pretenții de proprietate și sunt soluționate prin arbitraj, includerea unei prevederi de reconciliere vă permite să vă bazați pe datele din act atunci când depuneți o cerere în instanță.

Petreceri sunt specificate:

1. Forma și frecvența reconciliărilor.
2. Inițiativa și ordinea schimbului de date. Reconcilierea poate fi inițiată de oricare dintre părți.
3. Termenele limită pentru depunerea documentelor și formularul de soluționare a neînțelegerilor.

Practica de a efectua reconcilieri este utilizată în primul rând pentru contractele pe termen lung. La încheierea unui acord pentru o singură livrare, reconcilierea poate fi efectuată după rambursarea datoriei pentru a exclude pretențiile părților

Conceptul și scopul acestui act

Scopul întocmirii unui raport de reconciliere este de a confirma datoria contrapărților sau absența datoriilor la sfârșitul perioadei contabile.

Formularul contine date privind expedierea efectuata, primirea bunurilor si materialelor, prestarea serviciilor si platile efectuate in perioada specificata. Soldul debitor sau creditor al contului este afișat la începutul și sfârșitul perioadei.

Act de împăcare folosit in operatii:

1. Pregătirea datelor pentru raportare. La efectuarea inventarelor înainte de transmiterea rapoartelor anuale, reconcilierea este o procedură necesară.
2. Obținerea de informații detaliate despre documentele de livrare, prestarea serviciilor, plățile contrapărții. În unele cazuri, discrepanțele în date pot fi identificate pe baza indicatorilor documentației primare.
3. Recunoașteri de datorii. Părțile, prin semnarea documentului, confirmă datele de reconciliere.
4. Întreruperea termenului de prescripție a decontărilor. La depunerea unei cereri în instanță, termenul poate fi stabilit de la data reconcilierii. Pentru a da forță juridică, actul se întocmește înainte de data expirării creanței legale a creanței. La nivel legislativ, procedura de întrerupere a perioadei de revendicare este consacrată în art. 203 Cod civil al Federației Ruse.
5. Formarea unui patrimoniu de faliment în cadrul procedurii de faliment. Pe baza rezultatelor reconciliărilor, creditorii fac creanțe împotriva debitorului. Datoria care nu este confirmată în timp util face imposibilă pretenția de rambursare a creanțelor după formarea masei falimentare.
6. Reorganizarea unei întreprinderi - fuziune, fuziune, lichidare. Actul de reconciliere devine deosebit de important la închiderea unei companii.

După reconcilierea și confirmarea datoriei, părțile convin asupra rambursării acesteia.

Forma de redactare a acestui document

Nu există o formă dezvoltată legal pentru formularul de reconciliere. O întreprindere poate folosi un formular dezvoltat independent sau poate folosi un formular furnizat de programele de contabilitate.

La ținerea evidențelor electronic, datele de reconciliere sunt obținute automat prin selectarea perioadei de facturare și a contrapartidei. Forma actului poate fi convenită între parteneri și inclusă în anexele la acord.

Documentul trebuie să fie compus dintr-un antet, 2 părți tabelare, fiecare dintre ele completate de contrapărți și o parte finală. Dacă datele sunt completate corect, indicatorii sunt simetrici în oglindă. Datele de debit ale unei întreprinderi trebuie să corespundă creditului celei de-a doua contrapărți.

Ordinea scrierii și umplerii

Documentul de reconciliere trebuie să conțină detalii care să permită identificarea părților și obținerea de informații despre stadiul decontărilor între contrapărți.

În fapt sunt indicate:

1. Numele întreprinderilor.
2. Numere de înregistrare – , (opțional). Relevant pentru companiile cu nume comune.
3. Perioada de reconciliere.
4. Sold afișat la începutul termenului.
5. Date privind lucrările efectuate, serviciile prestate, mărfurile expediate și plățile înregistrate de părți, cu indicarea numerelor și datelor documentelor primare. Documentul trebuie să conțină ajustări - facturi de retur, detalii actualizate ale contrapărților, confirmate de părți.
6. Sold la sfârșitul perioadei. Indicatorul este afișat de fiecare parte sub formă digitală și text. Echilibrul de sfârșit de perioadă este o măsură importantă de reconciliere care este adesea urmată.

Dacă se găsesc discrepanțe sub partea tabelară, compania trebuie să introducă propriile date.

Diferențele de date nu se datorează întotdeauna erorilor. În majoritatea cazurilor, datele de expediere și de valorificare a articolelor de inventar nu coincid între contrapărți.

Semnează documentul fiecare dintre părți cu o transcriere a datelor persoanei responsabile - funcția, societatea reprezentată, prenume, parafa.

Reguli de proiectare

Întocmirea rapoartelor de reconciliere este responsabilitatea angajaților contabili.

Documentul trebuie aprobat în regulamentul de flux de documente al întreprinderii, anexat la politica contabilă. Este desemnată o persoană responsabilă pentru a efectua reconcilieri la întreprindere.

Actul de reconciliere este o formă de flux de documente extern. Dacă este necesar, reconciliați datele între documentele întreprinderii semnat de contabilul-şefîntreprinderilor. Formularul este utilizat în fluxul de documente curent și nu este utilizat pentru terți utilizatori.

În cazul în care documentul este destinat a fi înaintat instanțelor, este necesară certificarea datelor de către conducătorul întreprinderii. Persoanele care înlocuiesc managerul pe baza unui ordin sau a unei procuri executate au semnături echivalente. Semnătura persoanei responsabile este certificată printr-un sigiliu.

Reguli de contabilitate și depozitare

Contabilitatea actelor de reconciliere se efectuează similar altor documente contabile primare.

O întreprindere poate determina în mod independent procedura de arhivare a actelor și sistematizarea acestora pe perioade. Perioada maximă de păstrare a documentelor este de 5 ani. (Legea federală „Cu privire la contabilitate”). La sfârșitul perioadei, documentele trebuie eliminate.

Completarea actului de reconciliere a decontărilor reciproce între contrapărți este prezentată mai jos în instrucțiuni.

Pentru a nu greși în decontările reciproce, persoanele juridice și antreprenorii individuali întocmesc un raport de reconciliere pe baza rezultatelor perioadei.

Ce este un act de reconciliere

Un act de reconciliere a decontărilor reciproce este un document care este întocmit de două persoane juridice sau o persoană juridică și un antreprenor individual pentru a coordona plățile și a înțelege dacă una o datorează celeilalte.

Acesta nu este un document obligatoriu: se încheie dacă ambele părți sunt de acord să-l semneze. În ciuda acestui fapt, actul de reconciliere este folosit de majoritatea organizațiilor din toate sectoarele economiei.

Pentru ce este folosit?

De obicei, companiile reconciliază datele cu anumite contracte sau facturi pentru o anumită perioadă de timp. Scopul întocmirii unui raport de reconciliere este găsirea și înregistrarea discrepanțelor în toate încasările de numerar.

Datoria identificată ajută părțile să cadă de acord cu privire la momentul rambursării acesteia. Actul de reconciliere împreună cu contractul, facturile, facturile vor confirma încălcarea termenelor la depunerea în justiție.

Pentru rambursarea datoriilor, dacă există, trebuie întocmit anual o declarație de reconciliere a decontărilor reciproce. Articolul 196 din Codul civil stabilește termenul de prescripție pentru cazurile legate de rambursarea datoriilor. Iar conform art. 200 din Codul civil al Federației Ruse, puteți depune o cerere la instanță în cel mult trei ani de la data descoperirii datoriei.

Dacă nu faceți nimic în termen de trei ani, debitorul în instanță poate susține că termenul de prescripție a expirat. Instanța îi va pronunța și tu nu-ți vei primi banii.

Termenul de prescripție poate fi întrerupt. Pentru a face acest lucru, trebuie să întocmiți și să semnați un raport de reconciliere în termen de trei ani de la apariția datoriei. Dacă debitorul care a semnat actul nu a plătit datoria, atunci puteți merge în instanță, care va lua o decizie de întrerupere a termenului de prescripție. Și vei mai avea trei ani pentru a încasa datoria.

Cine este implicat în elaborarea documentului?

Oricare dintre părțile la acord poate solicita un raport de reconciliere. Este întocmit de un contabil folosind documente financiare: facturi, facturi, certificate de muncă efectuată etc.

Înainte de a trimite documentul către contrapartidă, acesta este semnat de contabilul-șef, șeful organizației sau altă persoană împuternicită. Actul de reconciliere va avea forță legală dacă a fost semnat de șeful organizației sau contabilul are o împuternicire care îi permite să semneze toate documentele importante ale organizației.

Cum să reconciliezi calculele

Raportul de reconciliere se întocmește conform unuia dintre următoarele elemente:

• După denumirea produsului sau numărul articolului.
• Sub contract.
• Pentru o livrare anume.
• Pentru o anumită perioadă de timp.

Este mai bine să întocmiți un act după primirea banilor de închidere a contractului, sau după ce bunurile au fost livrate.

Se întâmplă ca un raport de reconciliere să fie întocmit atunci când se efectuează un inventar al proprietății și fondurilor organizației. De obicei, după un astfel de control, se descoperă creanțele sau datoriile. Pe baza rezultatelor inventarierii, trebuie să întocmiți imediat un raport de reconciliere și să îl transmiteți contrapartidei.

Cum se face un raport de reconciliere

Nu există un formular standard general acceptat pentru întocmirea unui act. Documentul este întocmit în formă liberă sau după propriul model.

De obicei, actul constă dintr-o parte introductivă, care indică denumirea documentului, data întocmirii acestuia, scopul și detaliile organizațiilor care l-au semnat și tabele care indică datele transferului de bani și primirii mărfurilor, detalii despre documente justificative, sume de debit și credit.

Actul este tipărit în două exemplare. Fiecare parte își are propria sa.

Trimiteți actele semnate și completate către contrapartidă. Contrapartea verifică informațiile specificate în document. Dacă nu există discrepanțe, atunci contrapartea semnează actul, păstrează un exemplar pentru sine și îl trimite înapoi pe al doilea.

Din 2016, documentele nu trebuie să fie certificate cu sigiliu. Dar este mai bine să faceți acest lucru, deoarece fără un sigiliu actul de împăcare nu va fi valabil în instanță.

Pentru a vă asigura că cealaltă parte semnează mai rapid raportul de reconciliere, indicați intervalul de timp în care contrapartea trebuie să returneze al doilea exemplar.

Cum se creează un act în Elba

Elba generează un raport de reconciliere în secțiunea „Contrapărți” → contrapartea dorită → creează o nouă → perioadă de reconciliere. Actul va conține date din secțiunile „Bani” și „Documente”.

De exemplu, dacă un antreprenor individual din Elba are o factură de ieșire, un act de primire și o chitanță în secțiunea „Bani” de la un SRL, atunci actul de reconciliere va arăta astfel:

Potrivit acestui act, SRL-ul datorează antreprenorului individual 119.400₽, iar dacă SRL îl semnează, va fi de acord cu datoria.

Pentru a reconcilia înțelegerile reciproce, persoanele juridice și întreprinzătorii individuali întocmesc adesea un act corespunzător. Legislația nu prevede un singur șablon și obligația de a utiliza acest document, astfel încât fiecare companie își poate dezvolta propriul formular. Un exemplu gata făcut și instrucțiuni pentru completare sunt prezentate în articol.

Înregistrarea tranzacțiilor de cheltuieli ale fiecărei companii este obligatorie. In acest scop se intocmesc documente de plata, chitante, facturi, comenzi si alte acte. Cu toate acestea, în practică, este necesară compararea decontărilor reciproce între două sau mai multe contrapărți, pentru care se întocmește un raport de reconciliere.

De regulă, este semnat de persoane juridice, precum și de antreprenori individuali. Numele părților sunt similare cu cele indicate în acordurile relevante:

• "Client";
• "Executor testamentar".

Documentul reflectă toate tipurile de tranzacții între companii (sau decontări individuale, selectiv) pentru o anumită perioadă - lună, trimestru, an (perioada de raportare este stabilită prin acord). Personalul contabil este responsabil de înregistrare. Ei produc:

• întocmirea unui act;
• reconcilierea cu datele provenite de la contrapartidă.

Documentul poate fi întocmit ca anexă la contract sau ca document separat. Și în acest sens, putem distinge condiționat 2 soiuri:

1. Anexă la acordul principal - de exemplu, la un contract de furnizare. În acest caz, documentul este parte integrantă a prezentului acord și nu are forță juridică în sine, în lipsa unui acord de bază. De regulă, astfel de înregistrări înregistrează informații despre toate operațiunile care au avut loc în cadrul unui anumit acord.
2. Un document independent care este utilizat independent de un anumit acord. Combină decontări financiare reciproce pentru o anumită perioadă de timp (sau pentru grupuri individuale de bunuri și servicii).

Acordul de furnizare ar trebui să specifice în plus termenii de reconciliere a decontărilor reciproce, momentul și procedura de semnare a actului. În caz contrar, o contraparte fără scrupule poate evita semnarea documentului.

Formular și model de document

De regulă, este un tabel rezumativ cu o descriere a fiecărui tip de operațiune (serviciu, muncă) și valoarea acestuia. Documentul trebuie să reflecte detaliile și numele ambelor părți și să înregistreze prezența/absența datoriei clientului față de contractor la o anumită dată.

Forma și modelul actului de reconciliere a decontărilor reciproce sunt prezentate mai jos.

Numărul de copii este determinat de numărul de părți, deci minimul este de 2 documente originale care au forță juridică egală.

Instrucțiuni pentru compilare

Mai întâi trebuie să acordați atenție câteva recomandări:

1. Documentul trebuie să indice perioada de raportare pentru care se face reconcilierea.
2. Trebuie să indicați întotdeauna data la care a fost compilat. Nu trebuie să aibă legătură cu perioada de raportare. De exemplu, actul a fost întocmit la 29 ianuarie 2018, în timp ce perioada de raportare este de la 1 ianuarie 2017 până la 31 decembrie 2017.
3. Părțile indică nu numai tipurile de tranzacții (servicii), ci și documentele pe baza cărora au fost înregistrate (de exemplu, facturi).
4. De regulă, ele indică nu numai suma totală, ci și soldul de deschidere (sold).
5. La finalul paginii, reprezentanții partidelor și-au pus semnătura. De regulă, contabilul șef are dreptul de a semna. Poate fi semnat și de către manageri - acest lucru este deosebit de important în cazurile în care există neînțelegeri între parteneri cu privire la tranzacțiile de decontare.

NOTĂ. În unele cazuri, compania nu folosește tipul obișnuit. Apoi, reprezentantul trebuie doar să-și pună propria semnătură, să o descifreze (nume, inițiale) și să-și indice poziția.

Astfel, întocmirea unui act vă permite să simplificați procedura de reconciliere a decontărilor reciproce și să confirmați absența pretențiilor între client și antreprenor. Documentul este de obicei întocmit în formă tipărită, nu sunt permise ștergeri și corectări.

Pentru a controla tranzacțiile financiare cu contrapărțile, acestea întocmesc Actul de reconciliere. Umplerea probei 2019 iar formularul poate fi descărcat gratuit de pe această pagină. Documentul este întocmit în două exemplare - câte unul pentru fiecare parte.

Actele de reconciliere a decontărilor reciproce cu contrapărțile pot fi scrise în orice format. Nu există un formular standard. Pentru comoditate, puteți folosi formularul nostru gata făcut: descărcați raportul de reconciliere (este gratuit), completați-l și imprimați-l. Dacă nu știi ce să scrii, există un exemplu mai jos.

Raport de reconciliere: descărcare formular (excel)

De obicei, documentul se întocmește la efectuarea inventarierii sau întocmirea unui raport privind datoria între companii. În plus, sunt necesare acte de reconciliere a decontărilor reciproce cu contrapărțile dacă este necesară reînnoirea contractelor mari sau la tranzacționarea în rate.

Documentul poate fi prezentat în instanță ca dovadă a creanței numai cu documente primare care confirmă calculele.

Formularul este format din două părți: cea din stânga este completată de inițiator, cea din dreapta este completată de contrapartea acestuia. Un exemplu de raport de reconciliere este mai jos.

Cum se completează un raport de reconciliere pentru decontări reciproce: eșantion

Asigurați-vă că completați antetul documentului: puneți datele și numele companiilor. În continuare, scrieți că reprezentanții părților au întocmit acest act, confirmând starea contabilității.

Descărcați actul de reconciliere a decontărilor reciproce în excel: eșantion

În tabel, notați data plății, numele și numărul documentului care o confirmă și suma. Tranzacțiile de încasări sunt înscrise în debit, tranzacțiile de cheltuieli sunt înscrise în credit.

Nu trebuie să pierdeți timpul identificând datorii sau plăți în plus: serviciul MyWarehouse va calcula totul automat și va genera un document.

Raport de reconciliere: completați online

În MyWarehouse puteți completa și descărca un raport de reconciliere în Excel - pentru fiecare contraparte veți vedea imediat încasări, cheltuieli și solduri. Nu mai trebuie să cauți singur datorii - serviciul o va face pentru tine. Doar introduceți sau selectați o contraparte introdusă anterior și indicați perioada dorită, iar sistemul va genera un document. Mai jos este un raport de reconciliere: un exemplu de completare a formularului în MySklad.

Documentul va conține decontări reciproce la începutul perioadei, o listă de plăți și datoria finală. Toate informațiile despre contrapărți și decontări sunt stocate în MyWarehouse. Completați raportul de reconciliere online - și nu va trebui să introduceți datele din nou de fiecare dată.

Cine semnează procesul-verbal de reconciliere?

Actul poate fi semnat doar de director. Documentul este ștampilat. Contabilul-șef semnează dacă există o împuternicire.

Ambele copii semnate se predau contrapartidei. Dacă este de acord cu datele, pune ștampilă și semnătură și returnează un document inițiatorului.

Actul este valabil numai dacă este semnat de ambele părți. Cu toate acestea, nu este o bază pentru colectarea creanțelor: prin semnarea documentului, debitorul pur și simplu confirmă existența acestuia.

Dacă contrapartea nu este de acord, se întocmește un raport de reconciliere cu dezacorduri. Vezi mai jos un eșantion de umplutură.

Raport de reconciliere cu dezacorduri: completarea probei

În document, asigurați-vă că indicați numărul și data pregătirii, precum și informații despre raportul de reconciliere asupra căruia a apărut dezacordul. De asemenea, puteți scrie informații despre acordul în litigiu. Dacă aveți îndoieli, descărcați modelul de protocol completat al dezacordurilor pentru raportul de reconciliere, înlocuiți datele și utilizați-l.

Dacă atașați documente suplimentare (copii ale contractelor, extrase etc.), scrieți despre ele în declarația de reconciliere cu dezacorduri sub tabel.

Este posibil să aveți nevoie și

În unele cazuri, contrapartea primește documente însoțitoare la raportul de reconciliere, de exemplu, o scrisoare de intenție, o cerere, o cerere de rambursare și altele. Acest lucru nu este necesar, dar a avea aceste documente este o formă bună. Să le aruncăm o privire mai atentă.

Scrisoare de intentie pentru raportul de reconciliere: model

Pentru a indica momentul în care documentul trebuie returnat, precum și pentru a enumera anexele, contrapartei i se trimite o scrisoare de intenție la raportul de reconciliere. Probă:

Scrisoarea trebuie să fie semnată de șeful companiei, nu este necesară aplicarea unui sigiliu. Dacă este necesar, furnizați informațiile de contact ale persoanei responsabile cu livrarea documentelor.

Solicitarea unui raport de reconciliere de la o contraparte: eșantion

Dacă, dintr-un motiv oarecare, documentul semnat nu este returnat, o cerere de raport de reconciliere este trimisă contrapartidei. Cererea este semnată de directorul organizației și ștampilată. Eșantionul este mai jos, descărcați-l și folosiți-l ca șablon.

Scrisoare de rambursare a fondurilor pe baza raportului de reconciliere: eșantion

Atunci când este necesară restituirea banilor transferați către contrapartidă (de exemplu, în cazul unei erori sau al neîndeplinirii obligațiilor), se întocmește o scrisoare de returnare a fondurilor pe baza raportului de reconciliere. Eșantionul poate fi descărcat mai jos.

În scrisoare, asigurați-vă că indicați:

• detalii bancare ale organizației,
• documentul pe baza căruia au fost transferați banii (acord, ordin de plată etc.),
• motive, suma și condițiile de returnare.

De asemenea, puteți indica cuantumul amenzii sau al penalității dacă acestea sunt specificate în contract. Documentul este semnat de șeful firmei și ștampilat.

Este necesară semnarea unui proces-verbal de reconciliere pentru reglementări reciproce?

Da cu siguranta. Ambele părți trebuie să semneze documentul, în caz contrar, documentul va fi invalid.

Cine semnează procesul-verbal de reconciliere?

Dacă sunteți inițiatorul reconcilierii, directorul organizației trebuie să semneze actul. Poate semna și un reprezentant, de exemplu, contabilul șef, dar atunci va fi necesară o împuternicire.

Se întâmplă ca o contraparte fără scrupule să refuze să semneze documentul, iar acesta fiind un document voluntar, nu există nicio pedeapsă pentru acest lucru prin lege. Cum să te protejezi? Scrieți în scrisoarea de intenție: „Dacă procesul-verbal de reconciliere nu este returnat până la... (data), se consideră că a fost convenit și semnat de părți”. O astfel de clauză poate încuraja contrapărțile să semneze actul, deși nu va fi o probă în instanță.

Vă recomandăm să utilizați actul nostru de reconciliere a decontărilor reciproce - finalizare eșantion 2019. Acesta conține toate coloanele și datele necesare. Veți avea nevoie și de un formular de reconciliere a decontării - îl puteți descărca pentru a economisi timp, utilizați serviciul din MyWarehouse. Puteți completa online un raport de reconciliere pentru decontările reciproce