Как производится согласование расходов с заказчиком. Порядок разработки, согласования и утверждения цен на машиностроительном предприятии

С компенсации сверх цены договора исполнитель сам заплатит НДС.

Для заказчика важно обосновать сумму возмещения затрат.

Ответственность за пороки в документах несет тот, кто учитывает расходы.

Стандартная ситуация, когда исполнитель оказывает услуги или выполняет работу иждивением заказчика. Но оформить документально такое иждивение можно по-разному: включить расходы в цену договора, оформить отдельное возмещение затрат или оплатить их непосредственно третьим лицам. С экономической точки зрения это равноценные варианты, поскольку расходы несет именно заказчик. А вот налоговые последствия будут разные.

Речь идет о командировочных, транспортных расходах, затратах на хранение, страхование и т.д. Обычно стороны договариваются о сумме компенсации без учета НДС, так как этот налог исполнитель возместит из бюджета.

Включение суммы компенсации в цену договора увеличит выручку исполнителя

При заключении договора стороны определяют цену из двух частей. Первая - постоянная, которая является вознаграждением исполнителя. Вторая часть цены определяется как сумма его некоторых расходов. Подрядчик рассчитывает их размер уже после исполнения предмета договора и подтверждает первичными документами. Этот вариант часто используется в арендных отношениях, но применим также в договорах подряда и возмездного оказания услуг.

В отношении договора аренды отметим следующее. Пункт 3 ст. 614 Гражданского кодекса запрещает менять арендную плату чаще одного раза в год. Однако Президиум ВАС РФ указал, что установление гибкого механизма расчета арендной платы не нарушает это требование. Главное, чтобы сам механизм не менялся чаще одного раза в год (п. 11 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.01.2002 N 66).

Учет у исполнителя

Главная особенность этого варианта в том, что сумма расходов, выступая частью цены договора, включается в выручку исполнителя. Соответственно, облагается налогом на прибыль и НДС. Исполнитель признает расходы в своем налоговом учете и заявляет по ним вычет НДС.

Возможна ситуация, когда часть расходов не включает в себя НДС, к примеру услуги оказывали "упрощенцы" или "вмененщики". Тогда исполнитель не сможет ничего заявить к вычету, а вот начислить этот налог ему придется по ставке 18% со всей суммы возмещения, которая составляет часть цены договора. Но налоговыми потерями исполнителю это не грозит - сумму НДС он получит от заказчика в общей цене договора и просто перечислит ее в бюджет. Риск возникает, если договор предусматривает отсрочку "оплаты" по договору. Тогда исполнителю придется отвлечь собственные деньги для перечисления налога.

По налогу на прибыль риск исполнителя в том, что инспекторы при проверке могут выявить пороки в первичных документах и отказать в признании затрат в налоговом учете. Тогда исполнитель потеряет на налоге на прибыль, поскольку цену договора такие претензии не изменят.

Но увеличение выручки за счет компенсаций позволит исполнителю признать собственные расходы на рекламу в большем объеме. Ведь основную часть таких затрат компания признает в пределах 1% от выручки (п. 4 ст. 264 НК РФ). При росте предела растут и учитываемые затраты. Но это играет роль, только если у исполнителя есть рекламные расходы, которые превышают установленный предел.

Учет у заказчика

Компания отражает общую сумму по договору в расходах. Сумма НДС, которую она перечислит исполнителю, будет больше, чем в других вариантах оформления. Однако заказчик может заявить ее к вычету в обычном порядке. Если же договором предусмотрена отсрочка платежа, то он может сначала получить деньги из бюджета, а только потом перечислить их исполнителю в общей сумме по договору. Для заказчика этот вариант проще всего, так как он избавляет от споров с контролерами по поводу обоснованности затрат и вычетов.

Формулировка договора в случае, когда сумма компенсации включается в цену договора

На практике компании прописывают условия сделки так: "Стороны договорились определить цену Договора в следующем порядке:

Постоянная (фиксированная) часть - 1 000 000 (Один миллион) руб. с учетом НДС по ставке 18%;

Нефиксированная часть, равная сумме командировочных расходов Исполнителя без учета "входного" НДС. Она подтверждается отчетом, копиями первичных документов, заверенных Исполнителем, и иными документами в порядке, предусмотренном п. 5.8 Договора".

При возмещении расходов сверх цены договора исполнитель определяет сумму НДС по расчетной ставке

Стороны могут прописать в договоре, что, помимо цены работы или услуги, заказчик возмещает исполнителю определенные расходы. Последний должен подтвердить их сумму документально, представив вместе с отчетом копии "первички".

Примечание. Расходы, включенные в цену договора, учитываются в составе выручки исполнителя , облагаемой налогом на прибыль и НДС.

Учет у исполнителя

По налогу на прибыль четкой позиции нет. По мнению судов, сумма возмещаемых затрат не признается выручкой исполнителя для целей налога на прибыль (Постановления ФАС Северо-Кавказского от 11.02.2008 N Ф08-8206/07-3204А, Восточно-Сибирского от 21.03.2007 N А74-3165/06-Ф02-1481/07 и от 14.07.2005 N А33-23362/04-С3-Ф02-3274/05-С1 округов). Соответственно он не учитывает и суммы самих расходов, которые компенсирует заказчик.

Некоторые инспекторы на местах могут включить такое возмещение в состав внереализационных доходов (Письмо УФНС России по Московской области от 03.02.2005 N 21-27/28632). Однако доначислить налог на прибыль они не смогут, так как полученный доход будет уменьшен на сумму расходов.

Но в любом случае за пороки в первичных документах отвечает исполнитель. Если инспекторы сочтут, что расходы документально не подтверждены, то сумму возмещения они включат в налоговые доходы и доначислят налог на прибыль.

По НДС все тоже неоднозначно. Чиновники трактуют возмещение как сумму, связанную с оплатой товаров, работ или услуг. А она увеличивает базу по НДС исполнителя на основании пп. 2 п. 1 ст. 162 НК РФ. Такие выводы содержатся в Письмах Минфина России от 06.02.2013 N 03-07-11/2568, от 15.08.2012 N 03-07-11/300, от 02.03.2010 N 03-07-11/37, от 26.02.2010 N 03-07-11/37 и от 22.06.2010 N 03-07-08/183.

Исключение сделано для нескольких ситуаций, в частности:

Для средств, получаемых застройщиком от участников долевого строительства в порядке возмещения затрат на строительство недвижимости. И то, только если сам застройщик строительные работы не осуществляет, а привлекает к ним подрядные организации (Письма Минфина России от 20.11.2012 N 03-07-10/29, от 15.08.2012 N 03-07-10/17 и от 03.07.2012 N 03-07-10/15);

Компенсаций административных штрафов арендодателю за нарушения, которые допустил арендатор транспортного средства (Письмо Минфина России от 11.10.2012 N 03-07-11/408).

Но главная неприятность заключается в том, что с сумм, связанных с оплатой товаров, работ или услуг, НДС определяется по расчетной ставке (п. 4 ст. 164 НК РФ). Выходит, что исполнителю придется перечислять налог в бюджет из собственных средств, то есть из средств, полученных от заказчика в качестве компенсации расходов.

Хотя бы частично сгладить негативные последствия можно, если предусмотреть в договоре, что сумма возмещаемых расходов увеличивается на сумму НДС. Завышение устанавливается таким образом, чтобы после определения НДС по расчетной ставке у исполнителя оставалась бы лишь сумма реальных расходов. Однако такое завышение налоговики, вероятнее всего, обяжут компанию включить в базу по налогу на прибыль. Потому как формально она не является компенсацией расходов исполнителя.

Примечание. Налоговики считают, что отдельное возмещение затрат исполнителя облагается НДС , так как связано с оплатой товаров, работ или услуг.

Учет у заказчика

Сумму возмещенных расходов заказчик признает в налоговом учете. Но делает это не в разрезе отдельных расходов: транспортных, командировочных и т.д., а отражает единой суммой на основании отчета исполнителя, который и является единственным контрагентом заказчика в этой операции.

Если в составе компенсируемых расходов заказчик перечисляет и сумму НДС, то этот вариант оформления самый невыгодный для него. По мнению чиновников, он не вправе принять к вычету этот налог. Аргументация Минфина России основана на п. 18 Правил ведения книги продаж (утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137). В нем не явно, но указано, что счет-фактура по суммам, связанным с оплатой товаров, работ или услуг, выставляется в одном экземпляре, который остается в книге продаж исполнителя.

Соответственно, без счета-фактуры у заказчика нет основания для вычета НДС. Такой вывод содержится в Письме Минфина России от 06.02.2013 N 03-07-11/2568.

Сумму завышения компенсации на расчетный НДС вряд ли удастся учесть в налоговых расходах, так как формально это не оплата работы или услуги по договору и не компенсация расходов исполнителя.

Формулировка договора в случае, когда расходы возмещаются сверх цены договора

Компании прописывают условие: "Стороны договорились определить цену Договора в сумме 1 000 000 (Один миллион) руб. с учетом НДС по ставке 18%. Сверх указанной суммы Заказчик обязуется компенсировать Исполнителю затраты, связанные с исполнением Договора, без учета "входного" НДС в порядке, прописанном в разд. 4.2 Договора".

При оплате расходов непосредственно третьим лицам ответственность за пороки в документах несет заказчик

Максимальный контроль за действиями исполнителя дает вариант, когда заказчик оплачивает расходы третьим лицам. В этом случае документы выставляются на имя заказчика, исполнитель в них даже не упоминается.

Учет у исполнителя

Расходы в учете исполнителя не отражаются. Лишь в отчете он обосновывает необходимость тех или иных затрат и их связь с исполнением договора. Соответственно, налоговых потерь он не несет. Но с административной точки зрения (согласование перечня затрат и их оплаты) этот вариант для исполнителя самый сложный.

Учет у заказчика

Компания признает сумму расходов в налоговом учете и принимает к вычету "входной" НДС. Главное, подтвердить их экономическую обоснованность. Для этого нужен подробный отчет исполнителя о том, зачем нужны были те или иные траты.

Без надлежащего обоснования налоговики могут отказать в признании расходов. Особенно если они произведены в интересах физлиц - работников компании-исполнителя. Такое возможно при компенсации командировочных расходов на проживание и проезд. Кроме того, если при проверке инспекторы обнаружат недочеты в документах, то претензии они предъявят именно заказчику.

Формулировка договора в ситуации, когда расходы оплачивает третьим лицам сам заказчик напрямую

Компании прописывают условие так: "2.1. Стороны договорились определить цену Договора в сумме 1 000 000 (Один миллион) руб. с учетом НДС по ставке 18%. <...>

5.3.1. Заказчик обязуется оплачивать расходы, необходимые Исполнителю для исполнения Договора. Для этого Исполнитель в порядке п. 5.3.7 Договора заявляет необходимые ему затраты, а Заказчик в порядке п. 5.3.8 Договора согласовывает и оплачивает их".

Для исполнителя выгоднее включить расходы в цену договора, а для заказчика - оплатить третьим лицам

Предположим, компания заказала организации-исполнителю провести в рекламных целях конференции в разных городах России от Калининграда до Владивостока. Стороны договорились, что вознаграждение исполнителя составит 1 180 000 руб. с учетом НДС плюс компенсация командировочных расходов персонала компании-исполнителя.

По итогам выполнения договора сумма возмещаемых затрат равна 320 000 руб. плюс "входной" НДС по ставке 18% в сумме 31 000 руб. Рассчитаем налоговую нагрузку обеих сторон при разных способах оформления возмещения (см. табл. ниже).

Таблица

Как изменится налоговая нагрузка сторон при разных способах оформления компенсации расходов

	Сумма возмещаемых расходов включена в цену договора, руб.	Компенсация выплачивается сверх цены договора, руб.	Заказчик оплачивает возмещаемые расходы третьим лицам, руб.
Учет у исполнителя
Налог на прибыль с выручки	(1 320 000 руб. x 20%)	(1 000 000 руб. x 20%)	(1 000 000 руб. x 20%)
	(320 000 руб. x 20%)
НДС к уплате в бюджет, полученный от заказчика	(1 320 000 руб. x 18%)	(1 000 000 руб. x 18%)	(1 000 000 руб. x 18%)
НДС к уплате в бюджет по расчетной ставке		48 814 (320 000 руб. : 118 x 18)
"Входной" НДС к вычету
Увеличится на 169 000 (264 000 - 64 000 - 31 000)	Увеличится на 217 814 (200 000 + 48 814 - 31 000)	Увеличится на 200 000
Учет у заказчика
Уменьшение налога на прибыль в результате признания расходов по договору	(1 320 000 руб. x 20%)	(1 320 000 руб. x 20%)	(1 320 000 руб. x 20%)
НДС, перечисленный исполнителю	(1 320 000 руб. x 18%)	(1 000 000 руб. x 18%)	(1 000 000 руб. x 18%)
"Входной" НДС к вычету
Уменьшится на 264 000	Уменьшится на 264 000	Уменьшится на 295 000 (-264 000 + 180 000 - 211 000)

Организационные операции в потоках должны быть согласованы по продолжительности затрат времени на их выполнение. Время на выполнение организационных операций должно быть равно или кратно такту потока (τ). В многофасонных потоках с цикличным запуском оно должно быть равно или кратно цикловому такту (τс).

Затраты времени на неделимые операции имеют различную продолжительность и поэтому скомплектовать неделимые операции в организационные с равной или кратной такту продолжительностью времени невозможно. Поэтому допускают отклонения от расчетного времени такта ±5% (практически допускают ±10%).

Затрату времени организационной операции (t р) рассчитывают по формуле

где К - количество рабочих, занятых на выполнении организационной операции.

Кратные операции часто рассчитывают в потоках большой мощности (с маленьким тактом), когда время " ряда неделимых операций больше такта потока в 1,06 (1,11) и более раза. К - всегда целое число.

Эта формула выражает основное условие согласования времени операций: время организационной операции должно быть равно или кратно такту потока с отклонением от него ±5% (±10%).

В многофасонных потоках с цикличным запуском основное условие согласования имеет вид

где С - цикл одновременно изготовляемых моделей; t р.А, t р.Б и т. д. - затраты времени на операцию по моделям А, Б и т. д.

Как видно из формулы, затрата времени на организационные операции в многофасонных потоках согласуется по всем моделям, т. е. определяется затрата времени организационных операций на все модели (суммарно). При этом затрата времени на отдельные модели в организационной операции может быть различной. Например, при τ ср =100 с, С=3 и К= 1

Однако t p.А может быть равно 285÷315 с, а t р.Б и t p.C в в этом случае должны быть равны нулю. Это означает, что на этой операции исполнитель обрабатывает только одну модель, а две последующие модели, лежащие в соседних ячейках транспортера, он пропускает. Это нарушает ритм работы потока и затрудняет укладывание обработанных изделий в ячейки транспортера. Поэтому в многофасонных потоках с цикличным запуском, помимо основного условия согласования, определяют еще дополнительное условие согласования времени цикловых организационных операций. Дополнительное условие согласования определяют по формуле

где t cp - средняя затрата времени организационной операции на одну модель, с;

t o.р - допускаемое отклонение в расчетном времени цикловых операций, с. Оно, в свою очередь, определяется по формуле

где L - шаг рабочего места (при изготовлении пальто равен 1,3 м);

l - шаг гнезда транспортера (при изготовлении пальто равен 0,55-0,7 м);

t о.ф - фактически допустимое отклонение времени при выполнении операций в результате полома иглы, перезаправки нитки шпули и т. д., с.

Для ручных операций t о.ф принимают обычно равным 60 с, для машинных - 90 с.

Квадратные скобки в формуле означают, что здесь учитывается только абсолютная величина отклонений. Знаки учитываются при проверке по Σt o . *

* (Σt o - сумма подряд идущих отклонений от среднего времени организационных операций с одинаковым знаком. Это условие принимают во внимание, когда в потоке изготовляют одновременно более четырех моделей. )

В согласование операций входит также определение возможности применения кратных операций при условии работы без смещения (без обмена) * и проверка шага гнезд. Возможность применения кратных операций при работе без обмена определяется по формуле

* (Работа без смещения (без обмена) - когда изделие не меняет ячейки, в которую оно уложено при запуске; рабочий берет изделие или деталь и после обработки успевает положить его в ту же ячейку. )

где К - возможная кратность при работе без смещения;

L д - диапазон охвата руки рабочего; он принимается равным:

при работе сидя 1,3-1,35 м;

при работе стоя 1,4-1,45 м.

Знак "≤" означает, что кратность при работе без смещения может быть равна или меньше целого числа, полученного по этой формуле. Например, требуется определить возможность применения обыкновенных кратных операций, выполняемых вручную сидя, если L д = 1,35 м; τ = 100 с; l = 0,5 м; t о.Ф = 60 С. Подставляя значения в формулу, получим

Это означает, что в данном конвейерном потоке при работе без смещения могут выполняться кратные операции, рассчитанные не более чем на двух рабочих.

Условия согласования улучшаются с уменьшением значений величины l - шага ячеек. Поэтому на ряде фабрик гнезда на транспортерах делают более короткими, а ширину лент транспортеров несколько увеличивают, оставляя площадь гнезд примерно равной площади, рекомендованной в литературе. В транспортерах КЗ и КМ длина гнезд уменьшена до минимума.

Проверка шага гнезд для равных операций однофасонного потока производится по формуле

где t о.ф = 60 с для ручных работ;

t o.ф - 90 с для машинных работ;

L - шаг рабочего места.

Из формулы видно, что шаг гнезд проверяется только для машинных работ при t о.ф = 90 с.

В многофасонных потоках шаг гнезд проверяется для цикловых операций по формуле

где L - шаг рабочего места;

t o.р - допускаемые отклонения от расчетного времени.

При меньшем шаге гнезд лучше обеспечиваются условия согласования времени операций в потоке. Но сильно уменьшать шаг гнезд нельзя, - так как это осложнит условия укладывания и нахождения деталей в гнездах транспортера. Это учтено в транспотерах КЗ и КМ путем использования места по высоте.

В многофасонных секционных и агрегатно-групповых потоках комплектование операций производится по каждой секции в отдельности.

Комплектование операций можно выполнять в форме таблицы (табл: 18).

При комплектовании неделимых операций в организационные учитываются основные и дополнительные условия согласования, а также ряд других технологических и организационных требований, изложенных ниже.

Если нужно регламентировать расходы сверх бюджета, воспользуйтесь нашими рекомендациями. Они подскажут, как усилить бюджетный контроль и сократить количество заявок вне бюджета, по каким правилам учитывать сверхбюджетные платежи, инициированные генеральным директором или собственниками компании.

Чтобы часто не корректировать бюджет и не искать деньги на незапланированные расходы, утвердите основные правила согласования заявок на сверхбюджетные расходы. Для этого создайте отдельный регламент или выделите раздел в общем бюджетном регламенте. В документе пропишите:

• какие расходы в компании считать сверхбюджетными;
• как согласовывать заявки на сверхбюджетные расходы;
• как финансировать сверхбюджетные расходы;
• что делать, если собственники и директор сами тратят сверх бюджета.

Какие расходы в компании считать сверхбюджетными

В регламенте согласования сверхбюджетных расходов дайте определение сверхбюджетным расходам и обозначьте их виды. Например, разделите на две группы в зависимости от того, есть статья в бюджете или нет, проходит ли по сумме.

Как регламентировать процедуру согласования заявок на сверхбюджетные расходы

Формула. Расчет скорректированных плановых операционных затрат

ЗО скi = В скi х К зо

Критерии существенности отклонений, которые могут вызвать срочную корректировку бюджета, пропишите заранее в общем бюджетном регламенте компании и продублируйте в регламенте согласования расходов сверх бюджета. Ответственность за привлечение внебюджетных источников возложите на руководителя компании.

Что делать, если собственники и директор сами инициируют сверхбюджетные расходы

Чтобы другие участники бюджетного процесса не несли ответственность за сверхбюджетные расходы, которые инициировали собственники или руководитель компании, сделайте так:

• предусмотрите в финансовой структуре компании ЦФО «Администрация», владельцем бюджета которого будет генеральный директор;
• создайте в структуре бюджета ЦФО «Администрация» группу статей «Расходы руководства» или «Расходы на непредвиденные нужды компании», по которым учитывайте все сверхбюджетные расходы по решению собственников и директора.

Когда вы будете рассматривать итоги бюджетного периода, это позволит без больших трудозатрат вывести перерасход, очищенный от сверхбюджетных расходов по решению руководителя и собственников. Так получится справедливо оценить качество работы финансового директора и бюджетного контролера в сфере бюджетного управления. Такой подход решает две главные проблемы:

• за сверхбюджетные расходы ЦФО «Администрация» несут ответственность сами инициаторы таких расходов - руководитель и собственники;
• такие сверхбюджетные расходы не будут прямо влиять на результаты выполнения бюджетов других ЦФО.

Подготовлено по материалам