Коэффициент просрочки дебиторской задолженности на определенную дату. Бизнес-процессы: Работа с просроченной дебиторской задолженностью (ПДЗ) Норма просроченной дебиторской задолженности
Оборотной стороной роста объема продаж практически всегда является увеличение дебиторской задолженности. В современной посткризисной ситуации увеличение производства, сбыта уже не являeтся ключевым фактором развития компании. Основным показателем стабильности становится грамотный контроль, планирование и управление дебиторской задолженностью.
На этапе принятия решения о предоставлении кредита покупателю первоочередное значение имеют:
- срок действия договора на отсрочку платежа (как правило, используются типовые договоры с заранее предусмотренным сроком кредитования);
- уровень платежеспособности и надежности клиента, при этом особое внимание при сборе информации уделяется не только открытым источникам, но и неофициальным (например, личные связи в контролирующих и правоохранительных органах);
- создание системы резервов на случай возникновения безнадежной задолженности. Самый надежный и честный клиент на основании любого типового договора освобождается от ответственности в случае возникновения форс-мажорных обстоятельств, и хотя обстоятельства непреодолимой силы достаточно редко являются настоящей причиной неплатежей, сбрасывать со счетов их не стоит;
- создание надежного механизма работы с проблемными плательщиками. Как правило, эта обязанность возлагается на службу безопасности предприятия. Кроме того, используются финансовые инструменты, такие как начисление пени за каждый день просрочки, включая день оплаты, пересмотр условий договора в целом;
- предоставление скидки, размер которой обратно пропорционален сроку кредитования. Тем самым у клиента возникает заинтересованность, как можно быстрее погасить задолженность.
Вначале анализируются уровень и динамика задолженности в предшествующем периоде с помощью формулы:
Кдз = З/А,
где Кдз - коэффициент, показывающий уровень вовлеченности оборотных средств в дебиторскую задолженность;
З - сумма задолженности;
А - общая сумма оборотных средств.
Важным показателем качества дебиторской задолженности является скорость обращения оборотных средств, вложенных в ДЗ, которая рассчитывается по следующей формуле:
КО = ОР/З,
где КО - количество оборотов ДЗ в рассматриваемом периоде;
ОР - сумма оборота в рассматриваемом периоде;
После этого определяется уровень безнадежной задолженности по формуле:
Кпр = Зпр/З,
где Кпр - коэффициент, выражающий уровень просроченной задолженности;
Зпр - задолженность, не оплаченная в рамках договора в рассматриваемом периоде;
З - сумма задолженности в рассматриваемом периоде.
Затем определяется коэффициент эффективности вложения оборотных средств в дебиторскую задолженность:
Эдз = Пдз - Здз - Пдз,
где Эдз - коэффициент эффективности вложенных средств в дебиторскую задолженность;
Пдз - прибыль, полученная благодаря реализации на договорных условиях;
Здз - затраты, связанные с осуществлением кредитования (проверка, работа с должниками и пр.);
Пдз - сумма финансовых потерь от невозврата долгов.
Сдз = Ор + Кс х (Пдн + Ппр),
где Сдз - сумма средств, инвестируемых в дебиторскую задолженность;
Ор - запланированный объем сбыта в кредит;
Кс - соотношение себестоимости и цены продукции;
Пдн - средневзвешенный показатель количества дней, на которые товар отгружается в долг;
Пдр - период просрочки платежей, дней.
Когда компания не может инвестировать необходимые средства в дебиторскую задолженность, необходимо произвести корректировку планируемой выручки и прибыли, получаемых от реализации в долг.
Одним из новых методов управления задолженностью является рефинансирование дебиторской задолженности, основными формами которой являются факторинг, форфейтинг, вексельный учет.
Особый интерес для компании представляет факторинг как инструмент, покрывающий значительное количество рисков поставщика. К тому же увеличивается срок оборачиваемости капитала, за сравнительно небольшой процент компания оптимизирует структуру финансов, не несет дополнительных расходов по работе с проблемными заказчиками.
Одним из ключевых условий предоставления кредита является определение срока действия договора. Благодаря увеличению срока действия договора растут объем реализации и выручка, однако вырастает количество средств, которые необходимо инвестировать в дебиторскую задолженность, и увеличивается финансовый цикл компании. Устанавливая лимит кредитного договора, необходимо учитывать все изложенные моменты.
Определяя для себя важность каждого из факторов, взвешивая все потенциальные риски, компания выстраивает свою кредитную политику, которая и определяет кредитный лимит для каждого отдельно взятого периода.
В сочетании со сроком, на который предоставляется кредит, особое значение имеет его стоимость. Определяется системой ценовых скидок при немедленных расчетах за поставку продукции. Исходя из этих показателей, рассчитывается норма процентной ставки за предоставленный кредит:
Пг = Цс х 360/Сп,
где Пг - норма процентной ставки на предоставляемый кредит;
Цс - скидка при немедленной оплате без отсрочки;
Сп - срок действия кредитного договора.
Особенностью установления названной нормы является ее привязка к процентной ставке по банковскому кредиту. В любых ситуациях она должна быть ниже, чем в финансовых организациях. В противном случае контрагенту выгоднее брать кредит в банке и рассчитываться за поставку на условиях предоплаты.
Основываясь на опыте работы отечественных компаний, можно составить некий алгоритм, показывающий степень ответственности каждого сотрудника в процессе управления дебиторской задолженностью. Как правило, коммерческое подразделение компании (отдел сбыта) курирует вопросы продаж и поступления денежных средств, финансовая служба отвечает за информационную и аналитическую работу. Юридическая служба несет ответственность за безупречное состояние документооборота по проблемным отгрузкам (необходимое условие в случае судебного разбирательства). Если задолженность становится проблемной, то к работе подключается служба безопасности компании.
Кроме того, важно, чтобы функции исполнителей при работе с клиентом не дублировались. В противном случае возникает несогласованность действий между отделами, приводящая к снижению эффективности деятельности. Поэтому необходимо не только четко распределять функции между подразделениями, но и ясно описать их действия на всех этапах работы с проблемным клиентом (см. таблицу).
Распределение функций исполнителей при работе с клиентами
Этап управления дебиторской задолженностью | Действия подразделений по управлению дебиторской задолженностью | Ответственное подразделение |
| Установление срока оплаты в пределах действия договора | Подписание договора | Финансовый директор |
| Выписывание счета на оплату | Отдел сбыта | |
| Отгрузка товара и сопровождение отгрузки (выписывание расходных накладных, получение подтверждения от клиента о получении товара в надлежащих количестве и качестве) | Отдел сбыта | |
| Напоминание о дате платежа (за три рабочих дня до окончания срока действия договора) | Отдел сбыта | |
| Контроль за просроченными платежами до 7 рабочих дней | Выяснение причин задержки платежа | Отдел сбыта |
| Согласование графика погашения просроченной задолженности | Финансовый отдел | |
| Прекращение дальнейших отгрузок | Коммерческий директор | |
| Письменное уведомление о начале применения штрафных санкций | Финансовый директор | |
| от 7 до 30 рабочих дней | Начисление штрафа | Финансовый директор |
| Ежедневные звонки с напоминанием о необходимости уплаты | Отдел сбыта | |
| Личная встреча с руководителем или собственником компании должника | Коммерческий директор, отдел сбыта | |
| Письменное уведомление о подготовке к судебному разбирательству | Юридическая служба | |
| от 30 до 60 рабочих дней | Повторная личная встреча с руководителем или собственником компании должника, принятие всех возможных мер к поиску компромиссного решения | Начальник службы безопасности, отдел сбыта |
| Официальная претензия (письменно) | Юридическая служба | |
| более 60 рабочих дней | Подача иска в суд | Юридическая служба |
Дополнительным стимулом, который может снизить количество проблемных задолженностей, является такая непопулярная мера, как установление зависимости между премиальными выплатами сотрудникам отдела сбыта и состоянием общей дебиторской задолженности в компании. Несмотря на то что в процессе оценки платежеспособности потенциального клиента, его надежности принимают участие все без исключения подразделения компании, именно специалисты отдела сбыта являются первым звеном в цепочке начала договорных отношений, они всегда обладают более достоверной и оперативной информацией о состоянии рынка, платежеспособности тех или иных контрагентов. Именно на основании информации, переданной отделом сбыта в иные подразделения компании, принимаются решения подписывать или не подписывать договоры на отсрочку платежа.
Неменьшую ответственность несет финансовый отдел компании, в обязанности которого входит проведение безошибочного анализа состояния общей дебиторской задолженности в целом по компании. Системные ошибки, которые могут быть допущены при этом, не менее опасны для деятельности компании, чем возникновение безнадежной задолженности из-за сбора неверной информации о потенциальных клиентах.
Учет и своевременный анализ состояния дебиторской задолженности в настоящее время невозможны без использования специальных компьютерных программ и автоматизации учета денежных поступлений. Связано это с ростом объемов отгрузок, количества выписываемых счетов и договоров на отсрочку платежа. При этом возможно делать анализ не только по контрагентам и периодам, но и выявлять, по каким именно товарным группам, в каком ценовом сегменте наиболее часто возникают безнадежная и проблемная задолженности. Это в свою очередь позволяет более точно оценивать риски при принятии решения о подписании договора с тем или иным покупателем.
В заключение добавим, что в процессе управления дебиторской задолженностью большое значение имеют профессионализм и высокая степень мотивации персонала, вовлеченного в этот процесс. Оформление всех необходимых документов, подтверждающих факт отгрузки, возложение на контрагента обязательств должны быть выполнены точно в установленные сроки и надлежащим образом. Практика знает немало примеров, когда должник в ходе судебного разбирательства освобождался от платежей из-за того, что истец не представил все необходимые, правильно оформленные документы, подтверждающие факт отгрузки и предоставление кредита.
На данной странице представлена структура регламента определяющего мероприятия выполняемые различными должностными лицами компании, в рамках единого процесса контроля и взыскания дебиторской задолженности.
Указанный документ является элементом системы управления дебиторской задолженность предприятия .
Регламент контроля дебиторской задолженности (далее ДЗ) и взыскания просроченной ДЗ (далее ПДЗ)
1. Назначение Регламента.
Настоящий Регламент предназначен для:
- Системного предупреждения возникновения просроченной дебиторской задолженности (далее - ПДЗ), предотвращения возникновения невозвратной и хронической дебиторской задолженности.
- Сокращения среднего времени просрочек и уменьшения среднего объема ПДЗ.
- Удержания размеров ПДЗ в пределах планово-нормативных значений.
2. Область применения настоящего Регламента.
2.1 Настоящий Регламент применяется ко всем клиентам, работающим с отсрочкой платежей и ко всем случаям возникновения ДЗ и ПДЗ, независимо от категорий клиентов, кроме случаев по которым существует письменное распоряжение руководства о полном или частичном исключении их из области применения настоящего Регламента.
2.2 Регламент вступает в силу с момента возникновения у клиента ДЗ перед организацией (тоесть, с момента получения им первой партии товара по отсрочке).
3. Классификация клиентов (статусы) и признаки их определяющие.
По признаку расчетно-платежной дисциплины, при погашении ДЗ, всем клиентам организации присваиваются 4 основные категории или статуса:
3.1 Надежные плательщики - клиенты которые имея отсрочку платежа в течение годичного периода ни разу не допустили просрочки возврата ДЗ, либо, допустили не более 2-х просрочек продолжительностью до 1 недели, с предварительным предупреждением о просрочке и согласованием условий реструктуризации долга.
3.2 Клиенты с неопределенной надежностью - клиенты, по которым отсутствует статистика взаимодействия по ДЗ в течение предшествующего годичного периода, либо клиенты, статистика платежей по которым нестабильна. То есть присутствует до 50% случаев - просрочка на промежутки времени (от 1-й, до 2х недель), с предупреждениями и без них, при этом всегда присутствует согласие на реструктуризацию долга.
3.3 Клиенты угрожаемые просрочке - клиенты, допускавшие в течение годичного периода:
- разовые просрочки на периоды более 1-го месяца;
- более 1 (одной) просрочки в месяц на периоды более 2х недель, преимущественно без предупреждений;
- просрочку до 1 месяца более чем в 50% случаев;
- уклонение от контактов и возражение против предложенных им условий реструктуризации задолженности.
3.4 Клиенты неплательщики - клиенты:
- имевшие в истории взаимодействия за прошедший годичный период более 1 (одной) в месяц просрочки оплаты ДЗ на период более 2х недель, без предупреждений, протестовавшие против предложенных условий реструктуризации долга и допускавшие уклонение от контактов;
- с которыми ранее уже происходили судебные разбирательства;
- в чей адрес уже направлены претензионные письма.
4. Присвоение исходных категорий (статусов) клиентам.
4.1 Исходные категории (статусы) присваиваются клиентам в начале календарного года, исходя из истории взаимодействия с ними и статистики своевременно/несвоевременно погашенных долгов перед предприятием с учетом критериев, приведенных в п.3.
4.2 Присвоение категорий клиентов выполняется совместно Руководителем Отдела Продаж (РОП) и Руководителем Службы Финансового Контроля (РСФК), затем, утверждается Коммерческим Директором (КД) предприятия.
4.3 В зависимости от присвоенного клиенту статуса (категории), ему автоматически устанавливаются следующие условия поставки/оплаты товаров, предоставляемых организацией:
| № | Статус клиента | Исходные условия сотрудничества |
| 1. | Надежные плательщики | |
| 2. | С неопределенною надежностью | Лимит отгрузки:__;скидка:__;отсрочка платежа продолжительностью:__. |
| 3. | Клиенты угражаемые по просрочке (неоплате) | Лимит отгрузки:__;скидка:__;отсрочка платежа продолжительностью:__. |
| 4. | Клиенты неплательщики | Лимит отгрузки:__;скидка:__;отсрочка платежа продолжительностью:__. |
4.4 С течением времени, в зависимости от статистики платежей и просрочек, категория клиента может изменяться, как в сторону повышения, так и в сторону понижения, а вместе с ней будут изменяться и установленные данному клиенту условия поставки.
4.5 Контроль статистики платежей и изменений кредитной истории клиентов выполняется совместно Руководителем Отдела Продаж (РОП) и Руководителем Службы Финансового Контроля (РСФК).
4.6 Пересмотр (подтверждение или изменение) статусов (категорий) клиентов осуществляются по итогам 3-х месяцев взаимодействия, также Руководителем Отдела Продаж (РОП) и Руководителем Службы Финансового Контроля (РСФК).
5. Упреждающие действия.
5.1 Основными рабочими документами по контролю динамики ДЗ/ПДЗ являются: отчет 1С по дебиторской задолженности контрагентов, маршрутный лист и история платежей.
5.2 В отношении новых клиентов (клиентов, по которым отсутствует статистика, потому что работа с ними ранее не велась), для адекватного представления об их платежеспособности, Торговыми Представителями (ТП) должны быть, как минимум, собраны сведения о личных данных владельца, руководителя и ЛПР, о чем делается отметка в карточке клиента.
5.3 Так же, в обязательном порядке, от ТП требуется внесение в карточку состояния торговой точки, наличия товаров, местоположение, представленности брендов, уровня цен и товарных запасов (для определения безопасного лимита отгрузки).
5.4 Для выбора условий и заключения Договора, Торговому Представителю обязателен следующий пакет документов:
- Заверенная копия Свидетельства о государственной регистрации юридического лица.
- Заверенная копия Свидетельство о постановке на учет юр. лица в налоговом органе.
- Заверенная копия Свидетельство о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц.
- Выписка из ЕГРЮЛ сроком не позднее 30дней.
- Заверенная копия устава (сведения о размере уставного капитала, местонахождении предприятия или ЧП, компетенции и сроках назначения директора).
- Заверенная копия протокола или решения о назначении руководителя предприятия.
- Письмо с просьбой о заключении договора отсрочки.
- Реквизиты предприятия и личная контактная информация о первых лицах предприятия (Директор, Гл. бухгалтер, товаровед, специалист по закупкам), с указанием рабочих, домашних и личных мобильных телефонов.
В случае отсутствия хотя бы одного из перечисленных выше пунктов, решение о заключении Договора принимается лично Генеральным директором.
5.5 В отношении клиентов ранее допускавших просрочки погашения ДЗ, работниками Отдела Продаж (ОП) применяется заблаговременное предупреждение о наступлении сроков платежа, однако, в зависимости от присвоенной клиенту категории (см. П 4 настоящего Регламента), интенсивность напоминания должна быть различной.
| Категория (статус клиента) | Интенсивность напоминания |
| Надежным клиентам | Напоминание может быть исключено вообще или достаточно однократного напоминания за 1-2 дня до наступления срока платежа. |
| Неопределенным клиентам | 2-х кратное напоминание за 4 и 2 дня до наступления срока платежа. |
| Угрожаемым клиентам | Не менее 3х напоминаний за 7, 4, 1 дней до наступления срока платежа. |
| Неплательщикам | Отсрочка платежа не предоставляется |
5.6 Звонки с предупреждением выполняются ТП в плановом порядке, каждую пятницу, в отношении клиентов, у кого на следующей неделе наступает срок платежа в соответствии с Договором.
6. Контроль динамики ДЗ и ПДЗ
6.1 Выполняет торговый представитель.
6.1.1 Общение с клиентом в процессе визита предшествующего дате наступления платежа: В ходе визита, предшествующего оплате, ТП, после выполнения основных целей визита, напоминает лицу принимающему решение (далее ЛПР) Клиента о сроке предстоящего платежа, указывая дату, номер, сумму оплачиваемой накладной, форму оплаты. Затем, сверяется на основе п. 5.1 с данными Клиента.
6.1.2. ТП анализирует поведение Клиента по отношению к долгу.
Варианты:
| a. | Поведение Клиента, состояние торговой точки не вызывает сомнения в своевременной оплате. | Уточняет время и дату контакта (на основе маршрутного листа). Благодарит Клиента за конструктивный подход, прощается. |
| b. | Поведение Клиента, состояние торговой точки вызывает сомнения в своевременной оплате. |
Уточняет время и дату контакт (на основе маршрутного листа). Благодарит Клиента за понимание того, что своевременная оплата важный элемент рабочих взаимоотношений, прощается с Клиентом. В маршрутном листе делает пометку о необходимости заранее напомнить Клиенту о платеже. При необходимости запрашивает содействие супервайзера (далее СВ) в достижении цели. |
| c. | Поведение Клиента, состояние торговой точки указывает на высокий риск потери денежных средств (далее ДС). | Немедленно информирует непосредственного руководителя о сложившейся ситуации. Согласует дальнейшие действия с непосредственным руководителем, выполняет его указания. |
6.1.3 .Общение в день платежа:
- После приветствия и установления позитивного контакта к ЛПР, указывает, как одну из целей взаимодействия, оплату по текущей накладной (указывая дату, номер, сумму).
- Вариант ситуаций:
| a. |
Клиент оплачивает поставку |
Фиксирует приём - передачу денежных средств. Благодарит Клиента за своевременное выполнение обязательств (в ситуации безналичного расчета, уточняет дату, номер, сумму платёжного поручения). Переходит к следующей цели визита. |
| b. | Клиент просит дополнительную отсрочку |
1. Уточняет:
2. Анализирует поведение Клиента по отношению к долгу. |
| a1 | Кредитная история не вызывает сомнения (надежный плательщик), поведение Клиента, состояние торговой точки не вызывает сомнения в исполнения в выполнении договоренностей |
Согласует время и дату контакт (не более пяти дней с текущего момента, срок более 5 дней согласуется с непосредственным руководителем), сумму и номер накладной. Выражает надежду, что договорённости будут выполнены в срок. Производит в маршрутном листе соответствующую пометку, переходит к следующему этапу визита. |
| b1 | Торговая точка новая или кредитная история, поведение Клиента, состояние торговой точки вызывает сомнения в своевременной оплате (клиент с неопределенной надежностью и, клиент, угрожаемый по просрочке). |
Устанавливает время и дату контакт, сумму и номер накладной (не более трёх дней с текущего момента, срок более трёх дней согласуется с непосредственным руководителем). В случае если Клиент:
|
| c1 | Поведение Клиента, состояние торговой точки указывает на высокий риск потери ДС (вне зависимости от статуса клиента). | Немедленно (в торговой точке) информирует непосредственного руководителя о сложившейся ситуации. Согласует дальнейшие действия с непосредственным руководителем, в дальнейшем выполняет его указания. |
6.2 Выполняет супервайзер.
(Рабочие документы: отчет 1С по задолженности контрагентов, план работы на неделю, чек лист, маршрутные листы т.п.)
- Лично контролирует просрочки платежа более 5 дней с момента даты платежа по договору, в случае просрочки более 10-ти дней, подает НОП докладную записку с отчетом о проделанной работе и просьбой о дальнейшем взыскании с неплательщика.
- В конце рабочей недели анализирует ситуацию с просроченной дебиторской задолженностью подчинённых, планирует (с включением в оперативный план) мероприятия по ликвидации просрочки платежа в форме:
- индивидуальной или групповой работы с торговым представителем в офисе. Включая направление торгового представителя в тренинговую группу по теме: «Переговоры с клиентом должником» ;
- индивидуальной работы с торговым представителем на территории;
- телефонного звонка или личного визита к Клиенту должнику;
- согласованного взаимодействия с сотрудником СФК.
6.3 Выполняет начальник отдела продаж
(Рабочие документы: отчет 1С по дебиторской задолженности контрагентов, недельные планы супервайзеров, планы работы на неделю, оперативный план на месяц.)
1. Лично контролирует и принимает участие в процессе взыскания просрочки платежа, продолжительностью более 10 дней с момента даты платежа по договору.
2. Проверяет недельное планирование работы супервайзеров отдела продаж (далее ОП), на предмет наличия в плане мероприятий по сокращению ДЗ и работе с Клиентами должниками.
2.1. Контролирует в ежедневных отчетах (чек лист) действия ТП и СВ в ситуации просрочки платежа, включая наличие тренинг целей.
3. По результатам контроля работы отдела НОП с 10 по 15 день принимает решение о:
- предоставлении СВ дополнительного срока на взыскание ПДЗ;
- безоговорочном взыскании денежных средств. В этом случае оформляется докладная записка непосредственному руководителю с отчетом о проведённых мероприятиях по возврату ПДЗ.
4. Планирует и отражает в оперативном плане мероприятия по сокращению процента просрочки платежей в ОП.
5. Определяет, на основе анализа работы за период, плановый процент просрочки платежа на месяц и согласует его Директором.
6.4 Директор ООО
(Рабочие документы: отчет 1С по дебиторской задолженности контрагентов, маршрутные листы супервайзеров, оперативный план на месяц начальника отдела продаж (НОП), личный оперативный план.)
1. Лично контролирует процесс возврата просрочки платежа более 15 каленых дней с момента наступления даты платежа по договору.
1.1 В течении 10 календарных дней с момента наступления сроков по п1. принимает решение о:
- предоставление НОП дополнительного срока на взыскание ПДЗ;
- включение задачи по конкретной ситуации ПП в план сотрудника СФК;
- реструктуризации задолженности (частичный возврат товара, компенсация иным товаром дополнительная отсрочка с оплатой пени);
- изменение статуса надёжности клиента и последующим изменением коммерческих условий в программе 1С;
- безоговорочном взыскании денежных средств;
- переносе ПДЗ в базу безвозвратной ДЗ.
2. Контролирует наличие в оперативном плане НОП мероприятий по сокращению дебиторской задолженности (ДЗ) и работе с Клиентом должником.
3. Утверждает допустимый плановый процент просрочки платежа на следующий месяц ОП.
6.5 Юридический отдел
- На основании запроса ОП, СФК или указаний директора ООО:
- оформляет претензии контрагентам должникам;
- организует работу по взысканию ПДЗ в соответствии с действующим законодательством РФ и требованиями внутренних стандартов компании;
- ведёт учет работы с ПДЗ в сетевом графике.
7. Цена просрочки и условия реструктуризации задолженности
7.1 По решению руководства ООО, до официального направления претензии в суд, допустима просрочка не более 3-х календарных недель (или 15 банковских дней) со дня наступления просрочки. Другими словами, по истечению 4-х календарных недель или 20-ти банковских дней, просрочка должна быть погашена, принята программа реструктуризации долга, либо клиент должен быть передан в ЮО и СФК для обеспечения претензионного порядка взыскания ПДЗ.
7.2 Данный период времени является ресурсом для работы торговых представителей, супервайзеров и руководителя отдела продаж по досудебному решению вопроса в интересах обеих сторон и согласованию реструктуризации просроченной задолженности.
7.3 Просрочка погашения ДЗ фактически является товарным кредитованием клиента неплательщика, следовательно, при изменении сроков погашения ДЗ со стороны клиента, справедливо будет и изменение условий оплаты суммы просрочки.
7.4 В случае согласия клиента на реструктуризацию просроченной задолженности, с клиентом заключается дополнительное соглашение к действующему Договору, согласно которому, действует следующая таблица:
|
Время просрочки (месяцы-недели) |
1-й месяц | 2-й месяц | ||||||
| 1 неделя | 2 неделя | 3 неделя | 4 неделя | 1 неделя | 2 неделя | 3 неделя | 4 неделя | |
|
Цена просрочки (в % от суммы) |
1.5 | 3 | 4.5 | 6 | 2 | 4 | 6 | 8 |
7.5 При этом в компетенции торгового представителя, ведущего данного клиента, входит возможность исключить оплату за просрочку в течение 1-й недели просрочки (если полное погашение ПДЗ состоится в рамках этой недели).
7.6 Возможность исключить оплату просрочки за вторую неделю (по устному ходатайству ведущего клиента торгового представителя и при условии полного погашения ПДЗ за этот период) входит в компетенцию Руководителя Отдела Продаж.
7.7 Остальные решения по предоставлению льгот и исключений находятся в компетенции Директора ООО.
7.8 В случае частичного погашения клиентом просрочки, означенная в таблице (п. 7.4 настоящего Регламента) ставка будет взиматься с непогашенного остатка ПДЗ.
8. Меры воздействия при наступлении просрочки платежа
В случае отсутствия поступления планового платежа в назначенный день, а также отсутствия предупреждения со стороны должника предпринимаются следующие действия:
| № | Действие | Цель действия | Исполнитель |
| 1. | Связаться с должником, известить об отсутствии оплаты и наступлении просрочки по Договору, выяснить причину отсутствия платежа и реальный срок погашения задолженности. | Известить клиента о нарушении им платежной дисциплины. Уточнить обстоятельства наступления просрочки и оценить поведение клиента. | Торговый представитель |
| 2. | Исходя из обозначенных клиентом сроков погашения ПДЗ: известить клиента о предлагаемых условиях реструктуризации и истребовать у него гарантийное письмо с указанием срока погашения ПДЗ и обязательства возмещения оплаты за просрочку. Согласовать дату встречи и обмена документами. | Согласование с клиентом условий реструктуризации ПДЗ, изменения первично предоставленных условий поставки, запуск процесса реструктуризации. | Торговый представитель |
| 3. | Сделать акт сверки, изменения/дополнения к договору поставки (с условиями реструктуризации). Встретиться с клиентом и оформить условия реструктуризации. | Получение от клиента письменно оформленной просьбы об отсрочке платежа с указанием нового срока оплаты и гарантий возмещения не только основной стоимости, но и оплаты за просрочку. | Торговый представитель, супервайзер |
| 4. | В случае если клиент уклоняется от контакта, скрывается, отказывается давать пояснения или обозначать разумные сроки погашения ПДЗ, равно, как отказывается от обсуждения условий реструктуризации ПДЗ, в адрес данного клиента доставляется (лично под роспись или ценным письмом с уведомлением):
Если в назначенный день полная или частичная оплата не поступает, а клиент по прежнему не идет на диалог, то претензия получает ход, а день доставки клиенту письма с требованием становится началом отсчета 30-дневного срока установленного действующим законодательством для досудебного урегулирования вопроса. |
Оказание на клиента дозированного давления с целью принуждения его к диалогу по реструктуризации ПДЗ либо ее погашению. |
Торговый представитель, супервайзер, НОП, СБ, Юрист |
| 5. | В случае если клиент погашает часть ПДЗ, но по-прежнему не вступает в диалог, повторить действие 3 или действия 3, 4 с учетом оставшейся непогашенной суммы ПДЗ. | Оказание на клиента повторного дозированного давления с целью принуждения его к диалогу по реструктуризации ПДЗ либо ее погашению. | Торговый представитель. |
| 6. |
В случае если клиент идет на контакт, участвует в диалоге, принимает условия реструктуризации, однако, не выполняет их с предупреждением и просит отсрочки повторно, такая отсрочка может быть ему предоставлена:
|
Поощрение добросовестного клиентского подхода к условиям договора, диалогового режима решения проблем и готовности к принятию условий реструктуризации. |
Руководитель Отдела Продаж, Директор ООО |
| 7. | Разрешение ситуации в досудебном (мировое соглашение) и судебном порядке. | Принудительное взыскание ПДЗ и соответствующих штрафных санкций. |
Юрист, СФК, Директор ООО. |
Лист ознакомления
Посредников Михаил Руководитель проекта по управлению дебиторской задолженностью и финансовым потокам Kontakt East Holding
Совсем недавно менеджеры использовали любые средства в борьбе за увеличение объема продаж. В кризис приходится больше заботиться о безопасности предприятия, его платежеспособности, поддержании текущей ликвидности.
В такой ситуации сбор дебиторской задолженности, с которой уже уплачены НДС и налог на прибыль, становится приоритетной задачей. Бухгалтерам, финансовым и руководящим работникам предприятия необходимо научиться управлять долгами дебиторов, чтобы не утратить полученной прибыли и уменьшить риск финансовых потерь.
Дебиторская задолженность — это всегда проблема для фирмы. Но в реалиях дня сегодняшнего нередки случаи, когда оплачивать счета не могут (или не хотят) даже старые и надежные партнеры.
Для того чтобы минимизировать риски, связанные с дебиторской задолженностью, фирме необходимо постоянно держать ее под контролем. Но превентивные меры (оценка контрагентов, работа с авансами, страхование задолженности и др.) далеко не всегда позволяют уберечься от «повиснувшей» дебиторки.
Секрет эффективности здесь кроется в комплексном подходе. Так, своевременный контроль и анализ позволят вовремя выявить просроченную задолженность и оперативно принять меры по ее взысканию. Воздействие на дебитора может быть жестким или мягким: можно сразу подать в суд, а можно и поддержать контрагента, предложив ему более доступные методы погашения обязательств, например бартер или отсрочку платежа.
Работа с дебиторской задолженностью требует планирования и четко выстроенного процесса управления риском неплатежей. Она начинается с организации правильного и своевременного документооборота внутри компании и с контрагентами. Определяется круг сотрудников, которые отвечают за работу с дебиторами. Проводится регулярный анализ дебиторской задолженности, права изменения условий поставки, составляются регламентирующие документы с описанием порядка действий по возврату долгов. Нужно обязательно рассмотреть меры поощрения, мотивирования сотрудников на достижение минимальных установленных показателей задолженности.
Изначальное построение системы управления дебиторской задолженностью подразумевает ряд последовательных действий, направленных на скорейшее выявление и устранение возможных рисков невозврата задолженностей, в рамках которых с должниками работают соответствующие внутренние службы кредитора (юридическая, финансовая, служба безопасности). Такая система строится в зависимости от содержания и структуры задолженностей, что определяет круг ее участников, возможность привлечения административного ресурса, проведения PR-кампаний и т.д.
Построение системы состоит из следующих этапов.
1. Анализ структуры ДЗ (дебиторской задолженности)
На данном этапе основное внимание уделяется общим подходам к анализу ДЗ организации, общему разделению ДЗ по структуре для понимания «состояния» ДЗ и принятия решения по дальнейшей работе.
Основные данные для анализа:
А) Общий анализ «величины» ДЗ: общая сумма задолженности, количество клиентов
Б) Доля ДЗ в финансовом портфеле организации
В) Сегментация ДЗ по срокам: «свежая» ДЗ, «рабочая» ДЗ, просроченная ДЗ
Г) Сегментация ДЗ по размеру: малая, средняя, крупная
Работа по управлению долговым портфелем внутри компании включает расчет предельных размеров дебиторской задолженности — критической и рабочей (допустимой). Эти показатели являются индикаторами, которые сигнализируют о необходимости усилить (либо, наоборот, ослабить) работу с должниками.
Возникновение значительной дебиторской задолженности обычно связано с предоставлением заказчикам отсрочки платежа за поставленные товары, то есть поставщики кредитуют своих заказчиков. Предприятие-поставщик должно объективно оценивать свои возможности и кредитовать заказчиков в таких размерах, которые не приведут к хроническому недостатку средств для собственных нужд. Необходимо разработать обоснованную политику предоставления товарного кредита и инкассации задолженностей для различных видов продукции и групп покупателей.
Кроме того, нужно ранжировать покупателей в зависимости от объема закупок, истории кредитных отношений и предлагаемых условий оплаты и впоследствии своевременно их пересматривать с учетом мониторинга спроса на продукцию.
Управлять дебиторской задолженностью можно, стимулируя покупателей к досрочной оплате счетов. Обычно для этого предоставляются скидки с цены продажи или стоимости поставки, если платеж осуществлен ранее договорного срока. Преимущество поставщика заключается в том, что, получив выручку раньше условленного срока и используя ее в денежном обороте, он возмещает предоставленную скидку.
При определении политики продаж необходим предварительный расчет и сопоставление дополнительных расходов от продаж в долг и расходов, связанных с риском неоплаты в установленный договором срок или превращения дебиторской задолженности в безнадежную к взысканию.
С установленной периодичностью специалисты компании должны анализировать дебиторскую задолженность по персональному списку контрагентов, срокам образования и размерам; контролировать расчеты по отсроченной или просроченной задолженности, оценивать реальность наличия дебиторской задолженности; определять приемы и способы ускорения востребования долгов и уменьшения безнадежных долгов.
Анализ может включать оценку абсолютных и относительных показателей состояния, структуры и движения дебиторской задолженности. Для этого определяются доли конкретных дебиторов, а также каждого вида дебиторской задолженности (краткосрочной, долгосрочной, просроченной свыше трех месяцев) в общей совокупности долгов, рассматривается динамика изменений каждой составляющей, темп роста остатка и т.п.
Увеличение доли долгосрочной дебиторской задолженности в динамике может привести к снижению уровня платежеспособности организации, уменьшению ликвидности активов.
Превышение темпов роста дебиторской задолженности над темпом увеличения выручки от продаж свидетельствует о снижении уровня управления дебиторской задолженностью, о «замораживании» части выручки, необходимой для финансирования текущей деятельности.
Кредитная политика по своей сути — один из элементов коммерческой политики, поэтому для более эффективной работы с дебиторской задолженностью и установления адекватных кредитных лимитов для клиентов первоначально необходимо оценить именно ситуацию на рынке путем мониторинга первичного спроса в том сегменте, где работает компания.
Если аналитические данные говорят о том, что конечный потребительский спрос в условиях кризиса снижается на 30-40 процентов, то вряд ли можно считать рациональным сохранение кредитных лимитов на прежнем, докризисном уровне. Поэтому, прежде чем определить клиенту новый кредитный лимит на следующий год, необходимо предпринять ряд практических шагов.
Если клиент находится в небольшом регионе, где основная масса населения работает на нескольких градообразующих предприятиях, то необходимо четко понимать: если на них начнутся (или уже начались) сокращения персонала или уменьшение заработной платы, то это сразу же скажется на покупательской активности. Поэтому стоит очень серьезно подумать — предоставлять ли данному контрагенту товарный кредит, так как риск его невозврата весьма высок.
Для более четкого и действительно реального понимания положения дел у клиента сейчас следует оценивать ситуацию на месте, «в полях», а не довольствоваться только кабинетными исследованиями и данными бухгалтерской отчетности, которые уже представляют собой «посмертную фотографию».
Необходимо получить ответы на следующие вопросы:
1. Покупательская активность. Если розница, то проходимость в магазинах, сумма товарного чека (насколько он уменьшился по сравнению с предыдущим периодом). Заполнены ли полки, нет ли там пустых мест. Если оптовая компания, то наблюдается ли активность в офисе, какое настроение у персонала, есть ли факты сокращения работающих или перевода их на неполную рабочую неделю.
2. Очень полезен будет честный разговор с собственниками или первыми лицами компании: как они видят развитие своего бизнеса, насколько оно реалистично и есть ли понимание, за счет чего компания будет достигать стратегических планов.
3. Оценка финансового состояния клиента. Необходимо дать понять своим партнерам, что текущая кризисная ситуация требует от всех участников максимальной открытости. Если ваша компания идет на предоставление клиенту товарного кредита, то взамен следует получить максимум информации и данных.
Дополнительную информацию даст ранжирование дебиторской задолженности по срокам ее возникновения, например с 30-дневным интервалом, и анализ ее изменения. Для этого нужно выделить долю сомнительной задолженности и рассмотреть ее динамику. Рост свидетельствует о повышении риска невозврата дебиторской задолженности и возможности образования просроченных долгов. Поэтому предприятие должно стремиться к минимизации этого показателя.
Анализ динамики просроченной дебиторской задолженности по торговым операциям позволяет определить ненадежных контрагентов, сократить им объем кредитных отгрузок либо работать с ними на условиях полной предоплаты или коммерческого кредитования.
Важна оперативная информация о текущей задолженности, включая период просроченной задолженности, история отношений с клиентом, объем и регулярность осуществляемых им закупок, его доля в структуре доходов и валовой прибыли, количество нарушений условий оплаты в прошлые периоды.
И, наконец, производится расчет реальной дебиторской задолженности с учетом темпов инфляции и обесценения за время просрочки платежа, периода взыскания, рассчитываются потери от невзыскания и списания.
Результаты анализа дебиторской задолженности должны учитываться при планировании дальнейшей деятельности предприятия.
Для примера приведем несколько типов злостных должников:
Первый — контрагент специально «тянет» долг и ждет, пока закончится срок исковой давности.
И, наконец, третий — он игнорирует ваши попытки «достучаться» до него.
Еще один распространенный тип долговых ситуаций, на который стоит обратить внимание, — невозврат долга организацией, в которой учредитель и генеральный директор являются номинальными, то есть реально не исполняют своих функций. С «номиналами» организации создаются даже при отсутствии цели мошенничества. Это своего рода пример постсоветской модели бизнеса, когда в сложных и меняющихся условиях для обеспечения безопасности используются все возможные способы. Взыскание в подобной ситуации часто основано на том, что репутационные и уголовно-правовые методы позволяют мотивировать именно реального руководителя к исполнению обязательств.
2. Выбор ответственных лиц (отдел) за работу с ДЗ в рамках компании
На данном этапе основное внимание уделяется вопросам выбора организационной структуры в организации для работы с ДЗ:
А) Описываются «+» и «-» работы различных ответственных лиц.
- Бухгалтерия
- Юридическая служба
- Сотрудники (линейные руководители, менеджеры по продажам, менеджеры проектов, специалисты по внедрению, консультанты и т.д.)
- Коллекторская группа
Б) Рассматривается вопрос мотивации к действию.
В) Вопрос «единого» центра контроля за работу с ДЗ
В настоящее время наиболее распространенным вариантом развития событий является поручение данной работы своему сотруднику, а при больших объемах взыскания — целой службе (как правило, юридической, финансовой или службе безопасности).
Безусловно, первое, с чем сталкиваются подобные службы — это необходимость их специального позиционирования в системе организации предприятия. Практика показывает, что разброс функций по отдельным подразделениям одной организации чреват тем, что большая часть времени уходит на выяснение отношений между отделами и разделение компетенции, обусловленное банальным желанием не выполнять неблагодарную работу при сохранении прежнего твердого оклада, который выплачивался за выполнение гораздо более «комфортных» функций.
Организация специальной службы по работе с дебиторской задолженностью может быть сопряжена для субъекта хозяйствования с проблемами определения наименования должностей сотрудников данного отдела — справочник должностей и служащих не содержит должности, наименование которой в полной мере бы отражала сферу деятельности сотрудников. Конечно, это не самая большая проблема в организации подобной службы, тем не менее, и она имеет место.
Тем не менее, создание отдельного структурного подразделения в данном случае позволит устранить возможные конфликты между отдельными службами и обеспечить более скоординированную работу в сфере работы с потоковой дебиторской задолженностью.
3. Выстраивание работы с ДЗ в рамках компании
На данном этапе основное внимание уделяется вопросам перехода от вопросов принятия решения о том, кто работает с ДЗ к тому, как будет происходить работа на уровне организации, механизмы, правила взаимодействия, методы регулирования и контроля:
А) Проектирование организационной структуры отдела
Б) Создание бизнес-процессов, политик и процедур по управлению ДЗ
В) Формирование системы сбалансированных показателей деятельности подразделения (KPI)
Г) Разработка схем мотивации на базе KPI, создание должностных инструкций, обучение сотрудников, ответственных за работу с ДЗ
Д) Создание системы контроля и внутренней управленческой отчетности в CRM для анализа финансового положения и оценки эффективности работы специалистов:
1) Выбор показателей эффективности для анализа работы с ДЗ ответственных сотрудников:
- «результативность звонков»,
Количество звонков, встреч, написанных писем, оплаченных счетов,
Взаимозачеты авансов и ДЗ клиентов,
- «списанная» ДЗ
2) Контроль величины и структуры ДЗ за период:
Рост ДЗ в суммах и количестве клиентов
3) Выполнение показателей эффективности работы с ДЗ
Идеальным вариантом является ситуация, когда контроль за работой сотрудников-коллекторов и показателями ДЗ можно осуществлять в автоматическом режиме при помощи отчетов в CRM-системах.
4. Методы работы с ДЗ
Данный этап является основным, так как происходит непосредственное создание прикладных методов работы с ДЗ, а именно действиями, которые приводят к возврату задолженности, что и является основной целью:
А) Звонки клиентам (подготовка к звонку клиенту, выбор времени звонка)
Б) Написание писем:
Перечень документов для клиента,
Для подтверждения ДЗ,
Взаимодействие с бухгалтерией компании для подготовки документов клиенту
В) Встречи с клиентами
Г) Ведение переговоров:
Общие правила,
Определение ответственного лица у клиента за оплату задолженности,
Варианты договоренностей с клиентом при невозможности немедленной оплаты с его стороны,
Варианты действий при отказе клиента платить или грубости со стороны клиента при общении,
Определение периодичности звонков
Д) Фиксирование информации о работе с ДЗ (CRM/автоматизация процесса сбора и фиксирования информации)
Если долг не погашен в срок, есть всего два способа его вернуть: договориться с должником о добровольном возврате или взыскать его в принудительном порядке.
Преимущества досудебного урегулирования долга — это отсутствие дополнительных издержек, связанных с обращением в суд, и взаимовыгодное разрешение потенциально конфликтной ситуации без ущерба для деловой репутации и взаимоотношений партнеров.
С должниками следует постоянно поддерживать контакт:
Высылать напоминания о приближении сроков погашения задолженности (по обычной или электронной почте),
Вести телефонные переговоры
Личные встречи с руководством должника,
Предъявлять претензии.
К финансовым способам воздействия на дебиторов, допустивших просрочку платежа, относятся:
Применение штрафных санкций,
Предложения о проведении взаимозачетов,
Реструктуризации долга,
Продажа задолженности,
Инициация процедуры банкротства и др.
Выбор того или иного метода зависит от:
Особенностей должника,
Суммы задолженности,
Количества дней просрочки,
Готовности должника к погашению долга и других факторов.
В этом смысле хотелось бы сразу оговориться, что коллекторская деятельность не подразумевает выполнения однозначно негативной функции в отношении должника. На первоначальном этапе возникновения задолженности принимаются попытки возможной ее реструктуризации и создания реальных условий надлежащего исполнения обязательства — составление специальных графиков погашения задолженности в случае резкого ухудшения финансового состояния добросовестного должника и т.д. В некоторых случаях это скорее даже «антиколлекторская» деятельность в классическом ее понимании, так как такие действия направлены на исключение последнего судебного этапа взыскания дебиторской задолженности.
Любая организация, имеющая необходимость взыскания большого количества дебиторской задолженности, рано или поздно встанет перед выбором, каким путем ей пойти для того, чтобы вернуть вложенные средства.
Несмотря на различие типов долговых ситуаций, можно выделить общие особенности:
Обеспечение баланса между конвейерностью взыскания и разработкой уникальных программ действий для сложных случаев;
Использование инновационных методов взыскания;
Эффективное применение уголовного преследования должников, в том числе и по редким составам (ст. ст. 177, 315 УК РФ и др.), за счет информационной и научно-консультационной поддержки.
Обеспечение баланса между конвейерностью взыскания и разработкой уникальных программ действий для сложных случаев особо важно при взыскании большого объема задолженности (более 300-500 ежемесячно).
При этом важно, чтобы присутствовала централизация деятельности по взысканию долгов, то есть общее руководство, и сотрудники занимались бы только взысканием долгов, а не совмещали эту работу с выполнением других задач, так как иначе у них всегда будет возможность оправдать низкую эффективность своего труда необходимостью делать что-то другое.
Повышение эффективности работы по взысканию задолженности возможно при введении в эту схему разделения труда элемента, ответственного за подготовку материалов для PR-сопровождения взыскания: проектов уведомлений, обращений, пресс-релизов и статей. Опыт показывает, что именно PR-сопровождение взыскания для многих крупных покупателей (дебиторов) является решающим фактором для принятия решения о погашении долга. Репутационное воздействие может подготавливаться на базе взаимодействия обычных коллекторских отделов с PR-подразделением, обязанности которого расширяются, либо навыкам организации PR.
Дебиторскую задолженность продают при острой потребности в денежных средствах. Ее покупают предприятия, которые являются должниками дебитора. Приобретая дебиторскую задолженность с дисконтной скидкой, они предъявляют ее должнику к погашению по полной стоимости. Купить долг может также компания, которая входит в ту же финансовую группу, что и должник, и заинтересована в скупке всех долгов организаций холдинга. Кроме того, перепродать долг можно лицу, заинтересованному в обладании правами требования именно к этому должнику. Например, так бывает, когда дебитор находится на стадии банкротства (или его «подводят» к банкротству) и среди кредиторов идет борьба за максимальное количество голосов на собрании кредиторов.
При исчерпании всех разумных мер кредитор может взыскать долг через суд. Обычно обращение в суд ведет к разрыву партнерских отношений, но также может послужить началом конструктивного диалога с должником. В дальнейшем новые должники, зная о том, что долговые споры поставщик всегда решает через суд, стараются не допускать просрочки погашения задолженности.
Обращаются в суд в следующих ситуациях:
Должник не признает долг или имеет встречные претензии к кредитору;
Должник признает долг, не имеет претензий к кредитору, обладает активами, достаточными для погашения обязательства, но не желает платить или требует от кредитора льготных условий поставок;
Дебитор находится в предбанкротном состоянии.
В последнем случае наличие исполнительного листа позволяет в случае банкротства попасть во вторую очередь требований, что, как правило, существенно повышает шансы кредитора на погашение долга.
До обращения в суд кредитору важно оценить:
Законность своих требований,
Надежность доказательной документальной базы,
Наличие у должника имущества или денежных средств, которые обеспечат реальную возможность исполнения положительного для кредитора судебного решения.
Методика работы с должниками — юридическими лицами:
Коллектор – сотрудник компании, ответственный за сбор задолженности.
Источники информации по компании, сотрудникам, владельцам:
1. Внутренние ресурсы системы:
База данных о ранее проверявшихся объектах, результатах их проверки и дальнейшего взаимодействия;
База данных об объектах, по которым имеется информация о нецелесообразности установления с ними деловых отношений (стоп-лист) и т.п.;
2. массивы справочной информации
Телефонные книги,
Адресные справочники и др;
3. базы данных с онлайн-доступом (ресурсы государственных структур):
Пенсионного фонда РФ,
Федеральной налоговой службы,
Федеральной миграционной службы,
Арбитражных судов,
Поисковики (Google, Yandex, Yahoo и др.)
Сайты по поиску работы (HH.ru, Job.ru, Superjob.ru, работа.mail.ru и др.)
- «месседжеры» (icq, quip, skype, sipnet и др.)
Технические средства контакта с должником:
1. Телефонные звонки (вручную: городской, мобильный, робот-напоминание)
6. Cообщения в интернете (сайтах, форумах, чатах, социальных сетях, skype, icq)
1. Необходимо выяснить, насколько целесообразно проведение розыскных мероприятий, поскольку на розыск должника может уйти от нескольких дней до нескольких недель, а в результате выяснится, что должник неплатежеспособен.
2. При осуществлении «PR» деятельности необходимо проводить сбор и оценку обратной связи: реакции оппонентов, общественности, правоохранительных органов. При распространении соответствующих действительности сведений юридические риски минимальны, равно как и риски симметричного PR-ответа.
3. Эффективных методов возврата долга в досудебном порядке, не идущих вразрез с действующим законодательством, не так много, и все они сводятся к единому принципу: создание для клиента, ставшего должником, максимально неблагоприятных условий для его дальнейшего благополучного проживания. Безусловно, все действия осуществляются только в рамках законодательства. Это:
1. назойливость,
2. убеждение,
3. давление
4. хитрость.
4. Ни в коем случае нельзя забывать про должника. Воздействие должно быть постоянным. Начиная с момента выпадения договора в просрочку должен быть установлен четкий тотальный контроль за должником вплоть до погашения долга. В противном случае может возникнуть абсурдная ситуация: должник «заряжен» на оплату и ждет денег, но если вы не напоминаете ему о долге, то он, получив долгожданную сумму, вместо оплаты потратит деньги на собственные нужды. Чтобы избежать данной ситуации, коллектор обязан систематически напоминать должнику о его нерешенной проблеме и подталкивать к оплате.
5. Задача — развеять миф о безнаказанности неоплаты. С его вмешательством покой в жизни должника должен закончиться. Клиент, ставший должником, должен четко понимать: про него не забыли и не забудут. И будут беспокоить до тех пор, пока проблема не будет решена.
6. Рычагом воздействия на должника может быть один из трех компонентов:
Заинтересованность: коллектор создает условия, при которых клиент прямо заинтересован в скорейшей оплате своего долга. Когда коллектор предлагает должнику заплатить сумму ниже указанной, убирая штрафы. Должник воспринимает это как выгодное с финансовой точки зрения предложение и оплачивает свой долг.
Зависимость: коллектор находит болевую точку клиента и методично на нее давит. В случае погашения долга эта зависимость исчезнет. Поэтому оплата поступает в указанный коллектором срок.
Компрометирующие материалы: в ходе своей работы коллектор выявляет сведения, которые могут скомпрометировать должника или угрожает их опубликовать.
Меры воздействия для должников:
1. Угроза использования связей агентства для инициации проверок служб:
Налоговой,
Антимонопольной,
По контролю за легальным ПО,
Трудовой,
Миграционной и.т.д.
Информирования соответствующих общественных, саморегулируемых организаций о совершенных действиях
2. Угроза вскрытия имущественного положения должника, выявление прав на:
Объекты недвижимости
Автотранспортные средства,
Личные счета или счета родственников в коммерческих банках и т.п.
Принятия превентивных мер по предотвращению перевода должником своего имущества на других лиц.
В соответствии со ст. 58 ФЗ «Об исполнительном производстве» в случае отсутствия у должника-организации денежных средств, достаточных для погашения задолженности, взыскание обращается на иное имущество, принадлежащее ему на праве собственности, праве хозяйственного ведения или праве оперативного управления (за исключением имущества, изъятого из оборота либо ограничиваемого в обороте), независимо от того, где и в чьем фактическом пользовании оно находится.
3. Угроза воздействия в рамках уголовного преследования, в том числе обращение в правоохранительные органы в целях проверки действий должника на предмет мошенничества и применения УК РФ (ст. 177 «Злостное уклонение от погашения кредиторской задолженности»).
Использования правовых способов обеспечения взыскания по долгу,
Контроля за ходом исполнительного производства,
Привлечение судебных приставов и ОБЭП,
Заявления гражданского иска в уголовном процессе, за счет которого задолженность организации может превратиться в личный долг руководителя
Использования процедуры обеспечения исковых требований
Информационного освещения юридического процесса: размещение новостей о совершенных действиях в СМИ, информирование общественности о позиции заинтересованных лиц.
Наложить арест на имущество, принадлежащее ответчику и находящееся у него или других лиц, арест денежных средств на расчетных счетах
4. Создание угрозы репутации:
1. угрозы распространения соответствующей действительности информации о сложившейся ситуации в СМИ путем рассылки статей и комментариев
2. угроза внесения в черные списки в Интернете, содержащие сведения о неплательщиках с указаниями имен руководителей таких компаний,
3. написание обращений, пресс-релизов и статей о должнике на сайтах, блогах, форумах, социальных сетях.
Партнерам,
Конкурентам
Госорганам,
Клиентам, в том числе потенциальным,
Партнерам,
Конкурентам
Поставщикам,
Собственникам,
Госорганам,
Потенциальным покупателям организации и ее имущества.
В рыночных условиях работа компаний связана с большими объемами расчетов с различными контрагентами.
Просроченная дебиторская задолженность — это несвоевременное выполнение должником условий контракта по срокам за предоставленные активы.
Ее наличие неблагоприятно воздействует на финансовую стабильность и эффективность любого бизнес-субъекта.
Основная причина появления долгов — на этапе подписания договоров большинство компаний не оценивают возможных рисков, не рассматривают репутации контрагентов и реальных возможностей.
Вообще, дебиторскую задолженность имеет любая компания. Обойтись без нее сложно. Но, все зависит от допустимой нормы задолженности, когда она перекрывается поступлениями от иных клиентов – проблем нет.
Навигация по статье
Кредиторская и дебиторская задолженность: о главном
Кредиторская задолженность («это то, что должны мы») – долги компании перед субъектами хозяйствования: поставщиками, подрядчиками, персоналом, страховщиками, гос. бюджетом, арендаторами и пр. Ее наличие на балансе предприятия увеличивает оборотные средства и помогает избежать простоев производства, если свободных средств для оплаты поставок нет.
Прежде, чем анализировать состояние дебиторской задолженности, рассчитывают ее долю и уделяют этому особое внимание. Расчёт показателя осуществляется по формулам:
- доля ДЗ в активах предприятия = (ДЗ/ активы) х 100
- в стоимости оборотных активов = (ДЗ/оборотные активы) х 100
- коэффициент ДЗ = ДЗ/ выручка (информирует, какой размер продукции, которая еще не оплачена, приходится на один руб. продажи)
- срок погашения ДЗ = (ДЗ х длительность периода)/выручку от реализации (при помощи данного показателя проводится оценка срока, в течении которого произойдет погашение задолженности)
Проводя анализ «дебиторки» особое внимание нужно уделять вышеуказанному показателю. Тенденция к увеличению доли просроченной задолженности указывает на снижение ликвидности предприятия.
Управление задолженностью: часть финансового менеджмента предприятия
Как часть учетной, а также маркетинговой, политики предприятия, управление задолженностью обращено на расширение реализации продукции, оказания услуг, оптимизацию общей величины долга. Чтоб управление долгом было эффективным нужно:
- на каждую отчетную дату определять задолженности
- изучать и анализировать факторы, негативно влияющие на долг
- постоянно контролировать состояние задолженности
Проблема наличия дебиторской задолженности более актуально проявляется в инфляционный период, когда деньги начинают обесцениваться. Предприятие в таких условиях теряет более половины своей прибыли.
Функциями управления являются:
- планирование – проведение оценки управленческих решений, предварительных финансовых расчетов, формулирование действенной стратегии, выбор разумных значений «дебиторки»
- организация управления – проведение менеджерами предприятия текущей работы по дебиторской задолженности, более значимы прозрачность, своевременность и актуальность получения информации о должниках, суммах платежей, выставленных и неоплаченных в срок счетах и др.
- мотивация – совокупность административных и психологических моментов определяющих поведение менеджеров предприятия
- анализ и контроль – изучение факторов, влияющих на отклонение фактических показателей состояния задолженности от плановых
Итак, правильно организованное управление повысит предприятия, позволит подобрать правильные методы воздействия на должников, даст возможность контролировать долг и разработать правильные меры по его сокращению.
Погашение дебиторской задолженности: индикатор эффективных отношений с клиентом
Погашение долга выполняется в порядке, предусмотренном условиями контракта.
Оценивая финансовую стабильность предприятия используют показатель «срок погашения дебиторской задолженности».
Это временной отрезок, на протяжении которого предприятие надеется получить деньги за свою продукцию, одновременно он является индикатором эффективных отношений с клиентом.
Для успешного контроля сроков погашения долга, нужна эффективная стратегия управления задолженностью.
Основными ее элементами являются: группа покупателей и выделение среди них тех, с которыми предприятие готово работать без предоплаты, санкции за несвоевременное погашение обязательств, с должниками при появлении просрочки.
Определяется период погашения долга так:
- Время погашения ДЗ = (360*Среднегодовая сумма ДЗ) / Выручка от реализации
- Среднегодовой объем ДЗ = Сумма задолженности на конец дня / Количество рабочих дней
Погашение дебиторской задолженности — платежи от юридических или физических лиц в результате взаимоотношений с предприятием. Следует помнить главное – большая сумма дебиторской задолженности образуется на тех предприятиях, где контроль за ее погашением отсутствует либо не эффективен.
Отсутствие дебиторской задолженности: первоочередная задача любого предприятия
Первоочередной задачей какого-либо предприятия является проведение нужных мероприятий, предупреждающих появление долга. Для этого важно обладать полной информацией о контрагенте, его репутации, финансовом состоянии.
При острой необходимости, перед подписанием контракта, за ее получением можно обратиться к соответствующим специалистам. Кроме того, в целях предотвращения возникновения задолженности, эффективнее работать по полной/частичной предоплате.
Некоторые компании, борясь за клиента, чаще используют продажу продукции либо под кредит. Но, этот путь приводит к отсрочкам платежей и возникновению долгов.
Предприятия, надеясь вернуть средства и увеличить прибыль, часто по различным причинам не имеют возможности взыскать задолженность с контрагентов. Дебиторка «виснет» на неопределенный срок, значительно уменьшая доходность предприятия. Поэтому профилактика возникновения просроченной задолженности лучшая гарантия ее отсутствия.
Более того, менеджеры компании должны руководствоваться следующим:
- перед тем как начать работу с потенциальными клиентами проверить их репутацию, собрать всю текущую информацию
- выяснить, чем руководствовались клиенты, когда назначали очередность платежей и постараться оказаться «в начале списка»
- чаще организовывать «профилактические разговоры» с клиентами
- подробно оговаривать сроки платежей, условия работы, вести записи сумм, сроков, договоренностей и ссылаться если будет необходимо на них
- при возможности получать от клиентов предоплату и отслеживать другие их платежи
- истребовать всю контактную
Невозможность вернуть долг может быть временным явлением, или наоборот изначальной нацеленностью недобросовестного покупателя на обман. Поэтому, правильно собранная информация о клиентах, своевременный ее анализ помогут в предупреждении возникновения долгов и последующей «борьбе» за капитал.
О взыскании дебиторской задолженности рассказывает юрист на видео:
Задайте свой вопрос в форму ниже
Правильная экономическая политика предприятия зависит от постоянного анализа и эффективного управления (далее ДЗ), которая значительно влияет на прибыльность производства. Такие исследования подсказывают, где есть «слабые места» в получении доходов и затем принимают решение, как свести их действие к минимуму. Среди приемов управления долгами значатся следующие: организация четкого учета заказов; своевременная выписка счетов и определение характера долгов.
Изучение этих факторов требует особого внимания. Если, например, поступление финансов длится слишком долго, то нужно искать пути уменьшения временных затрат между этапом реализации товара и оформлением для потребителя. К тому же стоит оценивать еще и возникающие издержки по причине наличия ДЗ, т.к. это приводит к упущению выгоды от неиспользования средств, которые можно было инвестировать. Какие же факторы должны привлечь внимание во время анализа финансовой политики предприятия, чтобы организовать эффективное управление предприятием? Об этом будет описано ниже.
Необходимость проведения анализа ДЗ
Различные виды долговых обязательств каких-либо предприятий и лиц в пользу данного производителя называют ДЗ.
Во время ее анализа
выявляют все моменты ее возникновения и влияния на прибыльность организации. Это необходимо для правильного определения эффективных ключей управления, а также рассмотрения оптимальных сроков предоставления кредита покупателям. Ведь время для выплаты долговой суммы оказывает прямое воздействие на объемы продаж и предприятия. Обычно более длительный срок погашения ДЗ существенно увеличивает количество реализуемой продукции и наоборот.
Уже точно установлено, что кредитный период для погашения стоимости товаров или услуг прямолинейно влияют на затраты и доходы предприятия. При этом жесткий порядок оплаты позволит вкладывать меньше средств в ДЗ и снизить риск убытков от невозврата безнадежных долгов. Однако, он повлечет снижение объемов продаж и соответственно к снижению до минимума прибылей от негативной оценки такой деятельности покупателями.
В связи с такими обстоятельствами основные цели проведения анализа ДЗ следующие:
- Выявить характерные черты прибыльности во время осуществления анализа состояния и динамики ДЗ и кредиторской задолженности.
- Определить эффективные основы для обеспечения улучшения в управлении задолженностями на предприятии.
- Предотвратить в будущем возникновение невозвратных долгов и оптимизировать отношения с покупателями во время предоставления им кредитования с целью обеспечения поступления стабильных доходов.
Возникновение долга происходит по разным причинам, поэтому ДЗ классифицируют
по таким видам:
- отгрузка состоялась, но срок полной оплаты еще не наступил;
- задержка выплат за товары (услуги) после крайнего срока;
- по вексельным поручительствам к получению;
- задержка выплат по расчетам в бюджет;
- долг по заработной плате и другим причитающимся суммам рабочему персоналу;
- прочее.
В данном перечне львиную долю в общем объеме ДЗ занимают неоплаченные долги покупателей за переданные им товары по первым трем позициям. Итоговая сумма по расчетам с потребителями обычно достигает 80-90% от общей массы.
По двенадцатимесячному периоду погашения долгов разделяет ДЗ еще на 2 группы:
- долгосрочную (более 12 месяцев);
- краткосрочную (до 12 месяцев).
Показатели ДЗ и ее учет
В компаниях, использующих бухгалтерский учет, ДЗ разделяют на такие статьи :
Во время проведения анализа в разрезе его структуры необходимо обязательно выявлять конкретную долю средств в отдельности по каждой статье. При этом нужно обращать внимание на возникновение и накопление просроченных долговых обязательств, которые влекут к ухудшению прибыльности в деятельности организации. Выявление таких моментов позволит в дальнейшем более внимательно оценивать платежеспособность контрагентов, а также пристальнее и аккуратнее заключать сделки с новыми покупателями.
Долевые части ДЗ помогут обратить внимание на то, какой именно показатель приводит к ухудшению хозяйственной деятельности. Они требуют корректировочных действий в дальнейшем управлении финансовыми потоками.
В гражданском праве ДЗ относят к имущественным правам, которая обеспечивается по истечении времени получением определенной денежной суммы или товара (услуги) от задолжавшего лица. Такие долговые имущества или финансы должны отражаться в бухгалтерском учете и налоговой отчетности в составе активов компании.
Эти действия регулируются следующими нормативными актами РФ:
- Гражданский Кодекс.
- Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.96г. №129-ФЗ.
- Налоговый Кодекс.
- Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.
- Постановления Правительства РФ.
- Кодекс об Административных правонарушениях.
- Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99.
- Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99.
На практике нередки случаи невыполнения контрагентами-должниками своих договорных обязательств, поэтому в законодательстве также предусмотрены меры их наказаний за нарушение условий сделок. Они привлекаются к гражданско-правовой ответственности и облагаются штрафными санкциями, пеней, неустойкой или высокими процентными ставками.
Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего
это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.
Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь
, как это стало просто!
Методы анализа ДЗ
Есть два метода осуществления анализа: сплошной и выборочный .
Какой из них применить зависит от нескольких факторов
:
- размеров долговых сумм;
- объема расчетных документов;
- численности дебиторов.
Анализируя ДЗ, выявляют ряд показателей, как абсолютных, так и относительных, которые характеризуют выполнение долговых обязательств покупателями. Вначале определяют абсолютный показатель просроченных долгов. К их числу относятся те задолженности, по которым уже истек трехмесячный срок, отсчитываемый от окончательного дня ее погашения.
Веским значением является . Это значение определяют, применяя формулу, где путем деления суммы выручки от реализации (ВР) на среднюю ДЗ (ДЗ) получают нужный параметр:
Кодз = ВР/ДЗ.
В формуле ожидаемую сумму ВР в ходе последующих оплат берут без учета величины и акцизы.
Этот коэффициент показывает то количество оборотов, которые совершают такие средства за отдельно взятый отчетный период. Чаще всего его рассчитывают за календарный год.
Следующим этапом находят период ее погашения путем деления числа календарных дней в отчетном периоде(N) на коэффициент оборачиваемости:
Ппдз = N / Кодз.
В ходе определения сроков погашения задолженностей обращают внимание на его длительность: чем он больше, тем выше риски невозврата средств. Если выявлено увеличение этого показателя, то можно судить о снижении продукции (услуг).
Установление долевых процентов задолженности в общем объеме оборотных средств необходимо для определения финансового благополучия предприятия. Данный вид долга относится к оборотным активам и в отличие от внеоборотных он по истечении определенного периода превращается в финансы компании.
Анализ показывает , насколько высока доля иммобилизованных активов, к числу которых относиться и ДЗ.
Чем выше ее процент, тем сильнее происходит торможение финансовых процессов.
Удельный вес ДЗ рассчитывают по формуле:
Увдз = Дз/Со*100,
где Со – объем оборотных средств.
Непременно необходимо определять и долю сомнительной задолженности , характеризующую качество всех имеющихся видов дебиторского долга. С ростом этого показателя можно судить о постоянном снижении ликвидности компании, т. к. у нее уменьшаются возможности покрывать в свою очередь погашать кредиты за счет активов.
Удельный вес сомнительных долгов вычисляют путем деления их суммы на общее значение ДЗ:
Увсд = Ссд/ Одз* 100,
где Сз – сомнительная задолженность.
Возникшую у предприятия скрытую ДЗ, образовавшуюся в связи с предоплатой поставщикам, уточняют во время анализа и оценки состояния расчетов.
Примеры проведения анализа ДЗ
Анализировать деятельность предприятия по структуре, составу и динамике общей ДЗ лучше всего по данным таблицы 1.
Таблица 1. Состав и динамика общей дебиторской задолженности
Из табличных параметров видно, что сумма ДЗ уменьшилась в 2014 году в отличие от предыдущего года на 0,4%. Это обстоятельство вызвано снижением долга у потребителей продуктов производства. Однако, за 2015 год произошел скачок вверх и в итоге ее сумма превысила показатель за 2014 год на 38,7%. Как видно из таблицы 1, самые большие параметры, занесенные в графу темпа прироста, касаются 2 позиций: расчетов с потребителями и по налоговым обязательствам.
Поскольку максимальное значение в таблице 1 принадлежит строке расчетов с покупателями и заказчиками в сравнении с другими незначительными параметрами, то необходимо подробнее разобраться в этом виде задолженности. Для этого составляют таблицу 2 по расчетам с потребителями.
Таблица 2. Сводная таблица по расчетам с потребителями
Здесь берется во внимание максимальные суммы, которые оказывают преимущественное влияние на общую структуру задолженности. Поэтому таблица 2 состоят из данных 4 контрагентов предприятия, которые являются наибольшими должниками , и других организаций, объединенных в общую строку прочих покупателей и заказчиков. Три основных потребителя имеют задолженность, которая лежит в пределах более 10% от состава общего долга. Показатели остальных покупателей существенно отличаются и имеют незначительный удельный вес, но они также анализируются.
Среди предприятий контрагентов, имеющих максимальный удельный вес в общей сумме задолженности, первое место занимает компания А, достигшая показателя 41,6%. Именно ее действия оказывают преимущественное влияние на рост задолженности в структуре статьи «покупатели и заказчики».
Таблица 3. Сроки погашения задолженности
Составленная таблица 3 указывает на то, что основная часть ДЗ лежит в пределах погашения на протяжении 60 дней. Заполненные параметры ячеек обращают внимание на более подробное рассмотрение задолженности у компании Б по причине просрочки и большой величины удельного веса долга, достигшего 44,3%.
По ходу выполнения анализа обязательно определяют параметры оборачиваемости ДЗ. Они характеризуют число оборотов средств во время совершения сделок. Анализируют среднюю продолжительность одного оборота.
Показатели предприятия сводят в таблицу 4 оборачиваемости.
Таблица 4. Оборачиваемость
Собранные в таблице показатели выявили, что длительность оборота долговых средств за три года сократилась, что свидетельствует о снижении сроков погашения ДЗ. Это положительная тенденция в хозяйственной деятельности предприятия, т.к. она ведет к ускорению высвобождения финансов из оборота.
В конце всех аналитических действий в таблице 5 выполняют сравнение дебиторских сумм и кредитных.
Таблица 5. Сравнение дебиторской и кредиторской задолженности
Полученный коэффициент соотношения дебиторских долгов к кредиторской задолженности в таблице превышает показатель «1,00». Полученные значения подтверждают полное покрытие ДЗ над кредиторской, т.е. предприятие может без затруднений своевременно рассчитываться со своими кредиторами, и обращения к другим, дополнительным источникам финансирования при этом не потребуется. В тоже время коэффициент не превышает нормативного показателя «2», что характеризует о замедлении срока перехода в денежные средства ликвидной части оборотных активов.
Методы анализа и учет кредиторской задолженности
Долговые обязательства, возникшие у организации перед другими компаниями и лицами, называют кредиторской задолженностью.
Погашаемые выплаты по кредитам могут быть следующие:
- в бюджетные или иные фонды;
- рабочему коллективу;
- предприятиям, поставляющим сырье;
- организациям, с которыми заключены ;
- другим кредиторам.
К данному списку можно причислить и задолженности банкам или другим юридическим лицам за полученные от них краткосрочные или долгосрочные займы.
Неоправданная кредиторская задолженность
Во время анализа следует обязательно выявлять наличие неоправданной кредиторской задолженности , к которой причисляют:
- просроченные долги поставщикам в связи с неоплаченными в срок расчетными документами;
- задолженность за поставленные материалы или предоставленные услуги, возникшая из-за отсутствия расчетных документов от поставщиков.
Если уже закончились сроки давности подачи по вопросу уплаты задолженности поставщику, то сумма включается в прибыль организации, имеющей кредитный долг.
Этот вид задолженности может иметь форму как денежных средств, так и натуральную. Поэтому ее структура включает разные статьи расчетов. В нее входят невостребованные депонентские суммы, долги по предъявленным претензиям и др.
Анализируют деятельность конкретного предприятия в разрезе сроков получения финансов и выплаты долговых платежей. Так же, как и в ДЗ, определяют коэффициент оборачиваемости, абсолютный показатель и период погашения кредиторской задолженности.
Выявленная кредиторская задолженность на основании пункта 78 Положения по ведению бухгалтерского учета подлежит , если по ней истек срок исковой давности. Снимают сумму с учетного баланса на основании полученных показаний после проведения инвентаризации. По итогам ее проведения составляется письменное обоснование, издается приказ по предприятию или иное распоряжение руководителя компании о снятии с учета.
Ежегодно подвергают инвентаризационной проверке все расчеты с поставщиками, дебиторами и кредиторами. Эти мероприятия нужны для обеспечения достоверного учета и отчетности . По результатам проверки комиссия отчитывается о выявленной задолженностей с истекшим сроком исковой давности. После этого принимают меры по их списанию.
Анализируя хозяйственную деятельность компании, обязательно проводят сравнение показателей дебиторской и кредиторской задолженностей . Положительный результат будет если полученный показатель общей ДЗ больше кредиторской, что свидетельствует об успешной работе и эффективном управлении производством. В таких случаях организация больше получает финансов, нежели их тратит.
Однако, большая разница может и свидетельствовать и о том, что имеется неспособность данной компании оплачивать выставленные ей счета.
Для сравнения рассчитывают такие кредиторские показатели :
- период оборачиваемости,
- срок выплаты долговых обязательств,
- темпы увеличения суммы по кредитам.
Лучшим вариантом при сравнительном анализе считается тот, когда коэффициенты оборачиваемости кредиторской и ДЗ в значительной степени не превышают один другого. Это обеспечивает стабильную прибыльность предприятия и устойчивое производство.
Пример проведения анализа дебиторской задолженности представлен в следующем вебинаре:
Loading...